ngÂn hÀng nhÀ nƯỚc ******
cỘng hoÀ xà hỘi chỦ nghĨa viỆt nam Độc lập – tự do – hạnh phúc ********
số: 1789/2005/qĐ-nhnn
hà nội, ngày 12 tháng 12 năm 2005
quyẾt ĐỊnh
vỀ viỆc ban hÀnh chẾ ĐỘ chỨng tỪ kẾ toÁn ngÂn hÀng
thỐng ĐỐc ngÂn hÀng nhÀ nƯỚc
qh11 ngày 6/17/2003; Căn cứ luật các tổ chức tín dụng số 02/1997/qH10 ngày 12/1997 và luật sửa ổi, bổ Sung một số điều của luật các tổc tín dụng số 20/224/qh11 2003/qh11 ngày 6/17/2003; Căn Cứ NGHị ịNH Số 52/2003/Nđ-CP NGày 5/19/2003 CủA ChínH phủ quy ịnh chức nĂng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơu tổc của ngân hàng nhà nhc việt nam; Căn Cứ NGHị ịNH Số 128/2004/Nđ -CP NGày 31/2004 CủA ChínH phủ quy ịnh chi tiết và hướng dẫn một số đi của luật kế toá -p dụng trong lĩnh vực kế t. Căn cứ nGhị ịnh số 129/2004/nđ-cp ngày 31/2004 của chính phủ quy ịnh chi tiết và hướng dẫn một số điều của luật kế toá ap dụng trong hoạt ộng kinh doanh; sau khi được bộ tài chính chấp thuận tại công văn số 14015/btc – cĐkt ngày 12/4/2005 của bộ tài chính; theo đề nghị của vụ trưởng vụ kế toán – tài chính,
quyẾt ĐỊnh:
Điều 1. ban hành kèm theo quyết định này “chế độ chứng từ kế toán ngân hàng”.
Điều 2. quyết ịnh này cor hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đĂng công báo và thay thế các quyết ịnh số 321/qđ-nh2 ngày 04/12/1996 Kế Toán Ngân Hàng, Tổ Chức Tín Dụng và quyết ịnh số 308/qđ-nh2 ngày 16/1997 quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các ngân hàng và tổ chức tin dụng.
Điều 3. Chánh văn phòng, vụng vụ kế toá – tài chính, thủ trưởng các ơn vị thuộc ngân hàng nhà nước, giám ốc ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phốc trực thrực thrực thug thu ốc (giám ốc) các tổ chức tín dụng, tổ chức khác không phải là tổ chức tín dụng có hoạt ộng ngân hàng chịu trách nhiệm thi hành quyết n.
nơi nhận: – như Điều 3 (để thực hiện); – prohibition lãnh đạo nhnn (để b/c); -vpcp(2 bản); -bộ tư pháp (để kiểm tra); – bộ tài chính; – lưu vt, vụ pc, vụ kt-tc (cĐth).
kt.thỐng ĐỐc phÓ thỐng ĐỐc vũ thị liên
chẾ ĐỘ
chỨng tỪ kẾ toÁn ngÂn hÀng (ban hành kèm theo quyết định số 1789/2005/qĐ-nhnn ngày 12/12/2005 của thống đốc ngân hàng nhà nhà nh)) /iƇt> nvinam >
i – nhỮng quy ĐỊnh chung
Điều 1. phạm vi điều chỉnh
chế độ này quy định về nội dung, phương pháp lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế hàng toán.
chứng từ kế toán ngân hàng là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn sứ kàng.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. ngân hàng nhà nước, tổ chức tín dụng, tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng (sau đây gọi chung là ngân).
2. các tổ chức và cá nhân (sau đây gọi chung là khách hàng) có sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng trong quan hệ giao dịch với ngân hàng.
Điều 3. hình thức và mẫu chứng từ kế toán ngân hàng
1. chứng từ kế toán ngân hàng được thể hiện bằng hình thức chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.
2. mẫu chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm:
a. các mẫu chứng từ kế toán do bộ tài chính quy định áp dụng chung cho các đơn vị kế toán, cụ thể:
– các đơn vị thuộc ngân hàng nhà nước: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.
– các tổ chức tin dụng và tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có hoạt ộng ngân hàng: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toá ápchi dụngh chon .
b. Các Mẫu chứng từ kế toán mang tíh ặc thoke của ngành ngân hàng (chứng từ liên quan ến thanh ton, tín dụng và nghiệp vụ Thu tài chynnh thuộc hoạt ột ộNg ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng ng kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng được quy định trong các văn bản khác.
Điều 4. chứng từ hợp pháp, hợp lệ
chứng từ kế toán ngân hàng hợp pháp, hợp lệ là chứng từ ược lập theo đúng quy ịnh của phÁp luật về kế toán và các quy ịnhđi ại 4 . thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ để ghi sổ kế toán ngân hàng.
ii- nhỮng quy ĐỊnh cỤ thỂ
Điều 5. nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng
1. chứng từ kế toán ngân hàng phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a. tên và số hiệu của chứng từ ;
b. ngày, tháng, năm lập chứng từ ;
c. Tên, ịa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả (hoặc chuyển) tiền và tên, ịa chỉa của ngân hàng vụ người trảc ng ng ng ng.
d. Tên, ịa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người thụ Hưởng số tiền trên chứng từ và tên, ịa chỉa ngân hàng phục vụ ng ường;
đ. nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phat sinh;
e. số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số;
g. chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán. Ối với chứng từ criên quan ến xuất, nhập kho quỹ, Thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng pHải có chữ ký người kiểm soot (kế toán trưởng, phụ trach kế toán) người được ủy quyền.
2. ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, các ngân hàng có thể bổ sung thêm những yếu tố khác tùy theo từng loại chứng từ.trường hợp ngân hàng thực hiện các dịch vụ của ngân hàng Bán lẻ, Giao dịch một cửa… với các chứng từ thu, chi tiền mặt cor giá trong hạn mức giao dịch viên ược ủy quyền kiểm soát thì cuối ngày làm vii, ghi rõ rõ các thông tin về số số chứng từ, số tiền trên từng loại chứng từ và tổng số tiềcn th, ố tiền th, người kiểm soát (trưởng pHòng kế toán hoặc người ược ủy quyền) phải kiểm tra, ối dịch phát sinh trong ngày với các chứng từ phát sinh và số tiền thực tế đã thu, chi. BảNG Kê Các Giao DịCH PHÁT SINH TRONG NGàY ượC LậP đBR TRìNH Tự, THủCC VÀ COR ầY ủ ủ CHữ Ký TTEO QUY ịNH ượC COI Là chứng từp phap, hợp lệ và ược d.
3. chữ viết và chữ số trên chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán và của chế độpànày:</này:</n
a. CHữ VIếT Sử DụNG TRên Chứng từ kế toán ngân hàng là tiếng việt, ký tự chữt việt trên chứng từ điện tử pHải tuân thủ tii chuẩn bộ mã ký tự chữt việt do trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán thì phải sử dụng đồng thời tiếng việt và tiếng nưngoà.
chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ việt nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ ở việt nam phảợc đưd ti. các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ chứng từ. các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của bộ tài chính. bản dịch chứng từ ra tiếng việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
b. chữ số sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Điều 6. chứng từ điện tử, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử và giá trị chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử Dùng trong kế toán ngân hàng pHải có ủ ủ các nội dung quy ịnh tại điều 5 chế ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ ộ sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềnd sềt sềt sềt sd. . chứng từ điện tử được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và các thiết bị lưu trữ khác.
2. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử:
a. ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau:
– Có ịa điểm, Các ường Truyền Tải Thông tin, Mạng Thông tin, Thiết Bị Truyền Tin Và Các Thiết Bị Phù Hợp đáp ứng Yêu Cầu Khai Thác, Kiểm Soá, x từ điện tử;
– Có ội ngũ can bộ thực thi ủ trình ộ ộ, khả nĂng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật ể ực hiện quy trình lập, xử lý, sửng, bảo quảng trữ đng đng đng đng đng đng đ đng đng đng đng đng đng đng đng. toán và thanh toán.
– Đáp ứng được các điều kiện quy định tại tiết b và tiết c khoản 2 Điều này.
b. tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử ể ực hiện giao dịch, thanh toán qua ngân hàng phải có văn ề nghị và thuận với ngân h.
– chữ ký điện tử của người ại diện theo pháp luật, người ược ủy quyền của người ại diện thác phic luật cỷcủa cheửs >
– phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin.
– cam kết về các hoạt ộng diễn ra đến bị kẻ gian lợi dụng.
c. ngân hàng và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải áp dụng các biện pháp bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử vử dụung; pHải Có Biện Phap Quản Lý, Kiểm Tra Chống Các Hình Thức Lợi dụng khai thc, Thâm NHậP, Sao Chép, đánh Cắp Hoặc sửng chứng từ điện tử không đúnng ịnh. Chứng từ điện tử khi bảo quản pHải ược quản lý như tài liệu kế toá ở dạng nguyên bản mà nó ược tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng pHải có ủc thiết b .t b .t b .t b .t b.
3. việc chuyển ổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) ể giao dịch, Thanh toán pHải thực hiện đ đ Complil ịnh vềp, Luân ể, ki ừm; đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ chuyển đổi và chứng từ được chuyển đổi và đảm bảo ảo tín l. c. trên chứng từ đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi phải ghi ký hiệu “Đch” (đã chuyển hoá). chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, không còn hiệu lực gia o đp.
Điều 7. lập chứng từ kế toán ngân hàng
1. mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phat sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng, tiếnhận và sử dụn; các khoản jue, chi, trích lập và sử dụng các quỹ của ngân hàng v.v… đều phải lập chứng từ kế toán. chứng từ kế toán ngân hàng chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phat sinh.
2. tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng (bao gồm chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) ều phải ược lập riqu ràng, ầy chánthán, ầy.
3. Đối với séc, bắt buộc khách hàng phải lập trên mẫu séc in sẵn nhận ở ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản tiền gửi. Ối với các chứng từ chuyển tiền ến kho bạc nhà nước ể nộp thuế, nộp ngân Sách thì pHải ghi ầy ủ ủ mã số thuế, mục lục ngân Sách của người nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp nộp n chứng từ để xử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ một ngân hàng, các ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ do ngân hàng lập như phiếu chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi, v.v… không được dùng các chứng từ do khách hàng lập.
4. chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định. trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chynh thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ mᙺt v. kinh tế phat sinh. trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (x) hoặc ghi chữ “hỦy bỎ” vào tất cản cásai liêc. NHữNG liên của các chứng từ có in sốn (như sic, giấy bao liên hàng, v.v…) bịt viết sai phải ược giữ lại ầy ủ ở ở cuống there are ở quyển chứng từc khi l. khi tieu huỷ các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tieu huỷ và tiến hành tieu huỷ theo đúng quy định.
các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển ổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy ể giao dịơnơn – thanh th -. phải có dấu của đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch…). Việc sử dụng with dấu ể đegon trên các chứng từ kế toán hạch toán, Thanh toán trong nội bộ ngân hàng do tổng giám ốc (giám ốc) ngân hàng đó quy ịnh, với quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng with dấu.
5. nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán ngân hàng phải được viết đủ câu, rõ nghĩa. Ối với chứng từ bằng giấy, khi viết pHải dùng Bút mực (màu mực tim, xanh, đen) số và chữt viết pHải liên tục, không ngắt quãng, chỗng trống phải gạch che không ược viết viết vi Mờ HOặC NHOH CHữ, KHông ượC TẩY XOÁ, SửA CHữA, KHôNG ượC VII ếT BằNG MựC ỏ p>
6. ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán ngân hàng ghi bằng số. ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ các chứng từ có quy ịnh tách biệt ngày lập và ngày giá trị ghi sổ là hai nội dunkhá). <
trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ có en số sẵn thì số chứng từ là số in sẵn đó, chứng từ do khách hàng lập thì khhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhá đhhhi đhhhhi đhhhi đhhhi đhhhi Đối với séc thì xêri và số séc của khách hàng phát hành phải phù hợp với xêri và số séc mà ngân hàng (nơi khách hàng mở tài khoản) đã bán chon. Kế Toán Trưởng hoặc người pHụ trach kế toán ngân hàng (sau đy gọi tắt là trưởng kế toán) quy ịnh cụ thể vệc đánh số những chứng từ do ơn vị ngân hàng m.
7. số tiền trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ. số tiền bằng chữ pHải viết rõ nghĩa, chữ ầu của số tiền bằng chữi viết hoa và sat ầu dòng ầu tiên, không ược viết cach dòng, cach quãng giữa các chữ, không ượ chữ viết liền nhau trên chứng từ.
8. người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ kế toán ngân hàng phải chịu trách nhiệm về nột dung củpán>
9. Chứng từ kế toán ngân hàng ược lập dưới dạng chứng từ điện tử pHải tuân Theo quy ịnh tại điều 18, khoản 1 và khoản 2 đuều 19 củt ke à và cy cy ộ ộ
– Các chứng từ điện tử pHải lập đúg mẫu quy ịnh, đúng cấu trúc, ịnh dạng, ầy ủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ ủ
– Chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin pHải có chỉn dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật ảm bảo cho việc sửng dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ ử ử ệ ệ ệ
– các dữ liệu, thông tin trên chứng từ phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và phải được mã hóa theo đúng quy đ. trên chứng từ phải có đủ chữ ký điện tử của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn của dệu; Chữ Ký điện tử trên chứng từ pHải khớp đúg với chữ ký điện tử do ngân hàng nơi mở tài kho ản hoặc trung tâm Thanh toán của ngân hàng cấp phát và quản lý.
– ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số và ghi theo dạng: dd/mm/yyyy ( trong đó dd là ngày; mm là tháng; yyyy là năm).
– việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử lập sai ược thực hiện Theo quy ịnh của phap luật và của ngân hàng nhà nước về xử lý Sai sót trong giao dịch, thants ệh.
Điều 8. ký chứng từ kế toán ngân hàng
1. việc ký chứng từ kế toán ngân hàng phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và chế độ này:
a. chứng từ kế toán ngân hàng phải có đủ chữ ký. chữ ký trên chứng từ kế toán bằng giấy phải ký bằng but mực. không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
b. chữ ký trên chứng từ kế toán ngân hàng phải do người có thẩm quyền ký hoặc người được uỷ quyền ký. nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký.
c. Chứng từ kế toán chi tiền pHải do người có thẩm quyền kýệt chi và người kiểm soát (trưởng kế toán hoặc người ược uỷ quyền) ký trước khi thực hiện. chữ ký trên chứng từ kế toán ngân hàng dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. TRườNG HợP NGâN Hàng Thực Hiện Giao DịCH MộT CửA, VớI CHứNG Từ CHI TIềN MặT COR GIÁ TRONG PHạM VI HạN MứC GIAO DịCH VII ượC ủY QUYNềN KIểM SOÁ THì chữ ký người kiểm soát, người phê duyệt sẽ được thực hiện sau vào cuối ngày trên bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, nhưng phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và đối chiếu khớp đúng giữa bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày và các chứng từ kế toán đã thực hiện.
d. chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy.
2. chữ ký của khách hàng trên chứng từ giao dịch với ngân hàng:
a. Đối với chứng từ giao dịch với khách hàng được lập bởi khách hàng là cá nhân, tổ chức được pháp luật quy định không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì trên chứng từ phải có chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.
b. Đối với chứng từ lập để trích tiền từ tài khoản của đồng chủ tài khoản thì trên chứng từ phải có đủ chữ ký của tất cả những người là đồng chủ tài khoản hoặc người được đồng chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.trường hợp các đồng chủ tài khoản có thoả thuận với ngân hàng về việc chỉ sử dụng một chữ ký trong những chữ ký của các đồng chủ tài khoản trên chứng từ giao dịch với ngân hàng thì việc thoả thuận phải được thể hiện bằng văn bản có đầy đủ chữ ký của các ồng chủ tài khoản và các ồng chủ tài khỏan phải cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm về những rủi ro, tổn thất mì khý tì do vệt.
c. Ối với chứng từ giao dịch với ngân hàng ược lập bởi khách hàng là những ơn vị, tổc pHải bố trí tí kế tdán trưởng quy ịnh của phan lu thì trên toán trưởng hoặc ng từ bằng giấy).
d. Chữ Ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ bằng giấy giao dịch với ngân hàng pHải đUng với chữ ký mẫu đã đĂng ký tại ngân hàng (nơi mởi tài kh. đúng với chữ ký đã ược ngân hàng nơi mở tài khoản (hoặc cơ quan có thẩm quyền) cấp.
đ.
3. chữ ký của ngân hàng có liên quan đến chứng từ :
a. tổng giám đốc (giám đốc) ngân hàng quy định việc phân cấp hạn mức giao dịch, phạm vi ủy quyền và quyền hạn, trách nhiệm người được ủy quyền ký trên chứng từ kế toán đối với từng loại nghiệp vụ, đảm bảo phù hợp
b. khi ký trên chứng từ kế toán, các cán bộ, nhân viên ngân hàng chỉ ược ký trong phạm vi thẩm quyền quy ịnh và phải ký đÚng mẫu đã ƭn đẻ đ đ . NHữNG Cán Bộ, NHân Viên NGân Hàng Ký Vào Chứng Từ Không đUng Thẩm quyền, Ký Sai Mẫu đã đĂng Ký Hoặc Ký đúg Mẫu Nhưng Thiếu trach quy định của pháp luật.
c. NHữNG Cán Bộ, NHân VIên NGân Hàng Thực Hiện Các Công VIệC Có Liên quan ến trach nhiệm ký chứng từ từ từ toán (như kế ton, tin học, thủ qu. Xác nhận trước khi thi hành. khi có sự thay ổi về nhân sự, những can bộ, nhân viên mới pHải lập bản mẫu chữ ký của mình ểể thay thế bảu chữ ký của ng Giá trị ở Các bộ pHận phải gạch cheo ể huỷ bỏ, ghi ngày huỷ bỏi lưu vào tập hồ sơ riêng và lưu trữ Theo thời hạn quy ịnh. Tổng giám ốc (giám ốc) giám sat việc đăng ký, sử dụng và hủy bỏ mẫu chữ ký tại ơn viị mình the the đ đt.
d. Việc cấp, quản lý, sử dụng, hủy bỏ chữ ký điện tửii các ngân hàng ược thực hiện Theo Phap Luật hi hành và các quy ịnh của ngân hàng nhà nước.
Điều 9. kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng
1. tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng phải ược kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chiệi c…), nộa viộa
a. Đối với chứng từ giấy:
– kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các nội dung ghi trên chứng từ; kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; kiểm sóat tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
– kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiụkinh vtụạ. kiểm soát, ối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộn vi vi có liên quan -trong ngân bẺ vàn hàng. với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.
– kiểm soát ký hiệu mật (khm) đối với các chứng từ quy định có khm;
b. Ối với chứng từ điện tử: việc kiểm soát chứng từ điện tử ược chia thành hai phần, phần kỹ thuật thông tin pHải ược kiểm soát trước, sau
– kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm:
+ mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định.
+tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ.
+ nội dung chứng từ hợp lệ.
– kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:
+ Áp dụng biện phÁp kiểm tra bằng mắt hoặc kết hợp kiểm tra bằng mắt với cc thiết bị chuyên dùng ể xác ịnh tinth đúng ắn duữa.
+ kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ
+ kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền trên chứng từ.
+ kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.
2. Khi Kiểm Soát chứng từ kế toán nếu phat hiện có hành vi vi phạm phap luật, vi phạm các cơ chế của nhà nước và của ngành ngân hàng thìi từi vii vi thực thực ất. đồng thời báo cáo ngay cho lãnh đạo ngân hàng biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
NHữNG CHứNG Từ Kế TOÁN LậP KHông đUng Thủ TụC, NộI DUNG Và Số LIệU KHông Rõ Ràng, Chynh Xac Thì ượC quyền trải khách hàng hoặc báo ng ng ng lập chỉp chỉp chỉp chỉp chỉ ể ể ể ể ể ể ể ể ể ể ể đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trường Hợp Chứng từ điện tử của khách hàng chuyển ến có sot sot hoặc không hợp lệ, ngân hàng không xử lý và pHải trải lại cho người gửi ể Lậ Khách Hàng Gửi Chứng từ điện tử phải có trach nhiệm tiếp nhận lại các chứng từ của mình và pHải lưu trữ ít nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận ể /p>
3. việc kiểm soát, xử lý chứng từ dùng để hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do tổng giám đốc (giám đốc) ngân hàng quy định.
Điều 10. luân chuyển chứng từ
1. các ngân hàng phải có quy định và thông báo cho khách hàng biết về thời gian giao dịch với khách hàng, nhận chứng từ trong ngày làm việc của ngâng. TấT Cả Các Chứng từ kế toán nhận ược trong giờ giao dịch, ngân hàng pHải xử lý hạch toán hết trong ngày (trừ trường hợp sự cốt thuật hoặc lý do khcac quan khác). trường hợp đặc biệt có nhận chứng từ sau giờ giao dịch thì được xử lý hạch toán vào ngày làm việc tiếp theo.
2. thủ tục giao nhận, trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán tại ngân hàng do tổng giám đốc (giám đốc) ngân hàng quy định nhưng phải thực hiện đầy đủ các bước: tiếp nhận chứng từ của khách hàng hoặc lập chứng từ (nếu là nghiệp vụ phát sinh của ngân hàng); kiểm soát chứng từ; thực hiện thu, chi tiền mặt, xuất, nhập tài sản, hạch toán và thanh toán theo các quy định cụ thể cho từng nghiệp vụ; tổng hợp các chứng từ phát sinh trong ngày; sắp xếp, đóng, bảo quản và lưu trữ.
3. khi tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc:
a. Ối với chứng từ liên quan ến việc nộp và lĩnh tiền mặt: nếu là chứng từ nộp tiền mặt thì ngân hàng phải thu ủ tiền mới khi khi; nếu là chứng từ lĩnh tiền mặt thì ngân hàng phải ghi sổ kế toán trước sau đó mới chi trả tiền.
b. Ối với các chứng từng tong Thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) thì chỉ ghi có vào tài khoản của người thụ hưởng khi tài khoản của người trả khác).
c. chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận trong đơn vị ngân hàng do ngân hàng tự tổ chức luân chuyển, không luân chuyển qua tay khách hàng. chứng từ thanh toán ra khác ngân hàng như chuyển tiền, thath ton bù trừ… thì luân chuyển qua mạng nội bộ, mạng liên ngân hàng, bưu đi ện hoặc giao ận
Điều 11. quản lý in và phát hành mẫu chứng từ kế toán ngân hàng
1. vụ trưởng vụ kế toán – tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn việc en và phát hành các mẫu chứng từ kế toán sử dụng tại các ơn vị nghân hàn. <
2. tổng giám đốc (giám đốc) ngân hàng tổ chức việc in và phát hành mẫu chứng từ kế toán ngân hàng sử dụng tại đơn vị mình nhưng phải bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật và các quy định của ngân hàng nhà nước :
– Đối với chứng từ kế toán do bộ tài chính quy định thì việc in và phát hành mẫu được thực hiện theo quy định hiịhện hành c.
– ối với các chứng từ kế toán mang tính ặc thù của ngành ngân hàng và thuộc danh mục chứng từt bắt buộc, các ngân hàng căn cứ Theo Tiêu chuẩn, quy cach mẫu biểu Biểu, nhà nước quy định để tổ chức in ấn và đăng ký mẫu với ngân hàng nhà nước trung ương (vụ kế toán -tài chính) trướt hàn khi ph. Các sở giao dịch, chi nhánh của tổc chức tín dụng cor trach nhiệm gửi mẫu chứng từ Thanh toán của ơn vị mình tới ngân hàng nhà nước (sở giao dịch ngân hàng nhà nhà n trên cùng địa bàn để thông báo trước khi sử dụng. Các Chứng từ Thanh toán chưa ược đĂng ký mẫu với ngân hàng nhà nước sẽ bị coi là chứng từ không hợp lệ và không ược chấp nhận khi that toán tonn qua ngân h -hg nh.
– ối với các chứng từ kế toán mang tính ặc thù của ngành ngân hàng và thuộc danh mục chứng từng dẫn như chứng từ giao dịch giữa khá bột một ngân hàng…, ccân hàng ượ toán phù hợp với quy ịnh của pháp luật ể tổ chức en và phát hành.
Điều 12. chứng từ kế toán sao chụp
1. Chứng từ kế toán sao chụp phải ược chụp từ bản chynh và pHải có chữ ký và dấu xác nhận của người ại diện Theo pha ật t ềc n ẩ ẩ ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế ế tịch jue tài liệu kế toán trên chứng từ sao chụp.
2. chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a. Đơn vị ngân hàng có dự án vay nợ, viên trợ của nước ngòai theo cam kết phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người ại diện tteo pháp luật của nhà tài trợ vâng hẻàcỡn.
b. Đơn vị ngân hàng bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch jue bản chính chứng từ kế toán. Trường Hợp này chứng từ Sao chụp pHải Có chữ ký và dấu xác nhận của người ại diện của cơ quan nhà nướccc cócc cóc quyền quyết ịnh tạm giữc tịch thu tài tài liệu kế.
c. Chứng từ kế toán bị mất hoặc bịyy hoại do nguyn nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn.trong trường hợp này, ngân hàng phải ến ơn vị mua hoặc Trê Chứng từ Sao chụp pHải Có chữ ký và dấu xác nhận của người ại diện Theo Phap luật của ơn vị mua, ơn vị bán hoặc của ơn vị kh ơ tóan khác cócco.
d. các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Điều 13. bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng
1. bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng
a. chứng từ kế toán phải được các ngân hàng quản lý, bảo quản đầy đủ, an toàn trong qua trình sử dụng và lưu trữ. người làm công tác kế toán có trách nhiệm quản lý, bảo quản chứng từ kế toán của mình trong qua trình sử dụng.
b. việc phân loại, sắp xếp, đóng gói, bảo quản chứng từ kế toán tại ngân hàng do tổng giám ốc (giám ốc) ngân hàng quy ịnh, ảm bảo qu. /p>
– ối với chứng từ bằng giấy: hàng ngày, các chứng từ kế toán sau khi đã ược sử dụng ể ghi chép vào sổ kế toá và ối chiếu khớp , ầy ủ ể ể pHân loại, sắp xếp, đánh số Theo thứ tự lớn dần của các số tự nhiên Liên tục từc từ số 01, 02,…, n, đón Thành tập nhật ký chứng từng, gàng, g. nhật ký chứng từ kế toá ược đong thành tập riêng theo ngày (trường hợp chứng từ trong ngày phát sin trong tập; họ và tên người đóng và đánh số nhật ký chứng từ.
– chứng từ điện tử phải được bảo quản theo quy định của pháp luật
c. Các chứng từ kế toán sau khi sửng ể ghi sổ kế toan ược lưu tại bộn kế toán không quá 12 that, kể ngày kết thúc kỳ kế thữ, sau đó chuyể ể ị ữ ị ị ị ị ị ị ị ị ị ị ị ị ị ị ị ị /p>
d. biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mất mát. các ấn chỉ quan trọng có giá trị như tiền phải được quản lý như tiền.
2. lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng
a. tổng giám ốc (giám ốc) ngân hàng hướng dẫn việc tổ chức bảo qu. , hợp pháp của chứng từ kế toán lưu trữ.
b. chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. TRườNG HợP CHứNG Từ Kế TOÁN Bị TạM GIữ, Bị TịCH Thu, Bị MấT HOặC BịY HủY HOạI THì NGân Hàng Phải Có Biên Bản Kèm Theo Bản Sao Chụp tài liệu bịm giữ tịch thu, today Hoh. Ối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi ược lưu trữ bản chứong t.
c. Các nội dung khác về lưu trững từ kế toán như: nơi lưu trữ, thời điểm và thời hạn lưu trữ, tiêu hủy chứng từ kế ton hết thời hạn lưu trữ…. ược thực hiện thoo quy ịnh của luật kế toán, nghị ịnh hướng dẫn luật kế toán và quy ịnh của ngân hàng nhà nước về lưu trắ qu.
Điều 14. cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng
1. việc cung cấp chứng từ kế toán cho các cơ quan thẩm quyền ể điều tra, ối chiếu, xem xét, tra cứu, gig. qua trình điều tra, ối chiếu, xem xét, tra cứu, giám ịnh chứng từ kế toán phải có sựng chứng kiến của thủ kho lưu trữ (nếu chứng từ đang bảo quải kho lư ng ng .việc ối chiếu, xem xét, tra cứu, giám ịnh chứng từ kế toán chỉc tiến hành ở nơi quy ịnh tại trụ sở làm việc của ngân hàng cừng t.
2. chỉ có cơ quan có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán ngân hàng. trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận sapửn chứn ch; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, địch thu và k. TRườNG HợP Niêm Phong Thì cơ quan Có thẩm quyền n Niêm phong chứng từ kế toán pHải lập biên bản, ghi rõ lý do, sống từng loại chứng từ kế toá bị niêm phong và ký tên, đu.
Điều 15. chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại
khi phát hiện chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, người làm công tác kế toán phải thực hiện các công việc sau:
1. kiểm tra, xác ịnh và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyvy nhân chứng từ kế toán bị mất, bị hủy hoạng thông báo cón cón tổc, cá cón cón. TRườNG HợP MấT SECC TRắNG PHảI COR VăN BảN BÁO Cơ QUAN CôNG AN ịA PHươNG Về Số XêRI, Số LượNG SECC Bị MấT, HOàn CảNH MấT ể ể XAC MINH, Xử LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP LUP chúng và các ngân hàng khác để vô hiệu hoá các tờ séc bị mất.
2. tổ chức phục hồi lại chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
3. liên hệ với tổ chức, cá nhân mua hoặc bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các ơn vị khác có liên quan ể ược sao chụp hoặc xhận lại tài hệu bụ kại.
4. Ối với chứng từ kế toán criên quan ến tài sản bịt hoặc bịc huỷii nhưng không thể pHục hồi bằng các các biện phap quy ịnh ở Kho toán bịt hoặc bị hủy hủy hủy hủy hủy hủy hủy hủy hủy hủy
iii- ĐiỀu khoẢn thi hÀnh
Điều 16. vụ trưởng vụ kế toán – tài chính có trách nhiệm triển khai và kiểm tra việc thực hiện chế độ này đối với hệ thống ngân hàng nhà n.
chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc (giám đốc) ngân hàng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiệ
Điều 17. mọi hành vi vi phạm quy định trong chế độ này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
