thư ký đã là một chức vụ đ qá quen tho tồn tại trong các tổ chức, doanh nghiệp bởi hầu hết trong cơ cấu, tổc của các doanh nghiệp , lãnh đạo của các vị trí giám đốc và phó giám đốc. thư ký sẽ giữ vai trò như là người giúp việc và hỗ trợ cho các ban lãnh đạo sắp xếp kế hoạch hoạt động diễn ra mỗi ngày. nhưng hiện nay với sự đa dạng của cơ cấu, tổc và hoạt ộng mà thư ký không chỉ là một chức vục phòng sẽ là đối tượng sẽ được tìm hiểu sau đây tại bài viết này. vậy thư ký văn phòng là gì?
1. thư ký văn phòng là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu chuyên sâu về vị trí thư ký vĂn pHòng, chung ta sẽ đi vào tìm hiểu đôi chút về vị trí thữ ký cũng như thuật ngữ vă vĂn pHòng nHữt ng ữt ng ữt.
thư ký là một người chuyên thực hiện cc công việc lín quan ến công tac hỗc việc quản lý, điều hành văn pHhn n ện àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn àn. sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khach, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đố>
văn phòng hay công sở được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức. văn phòng thường được đặt tại tòa nhà cao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lấan do chong hcá. một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp, đủ trang thiết bị từ bàn ghế máy tính để nhânthêcó>
từ những định nghĩa này ta có thể hiểu thư ký văn phòng được hiểu là một trong những công việc trong ngành quản trphòng dong. là người đảm nhận các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng. Ồng thời thực hiện các vấn ề liên quan ến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành, tiếp khách thiết thực tại các văn phòng doanh nghiệp.
ngày nay thư ký văn phòng đã trở thành một ngành nghề đang phát triển khá mạnh trong xã hội, đóng vai trò mật thiết với các công táct điẻ. chính vì vậy nó trở thành ngành nghề được nhiều bạn trẻ hiện nay quan tâm, định hướng.
trong tiếng anh thư ký văn phòng có tên gọi là office secretary.
2. chức năng của thư ký văn phòng:
ngày nay cơ cấu, tổ chức của doanh nghiệp đang có nhiều sự thay ổi ểể thích ứng với sự phát triển của thịng kinh mà trò của thư ký cũng ảang ượang ược chú nhưng nhìn chung cơ bản thư ký văn phòng thường thực hiện các chức năng và nhiệm vụ sau như:
thứ nhất, sắp xếp lịch làm việc
công việc quan trọng nhất trong những nhiệm vụ của thư ký văn phòng phải đảm nhiệm đó là sắp xếp lịch làm việc tại văng. Ể Hoàn Thành tốt nhiệm vụ này thư ký văn pHòng cần nắm rõ ược bản kếchch, dự ịnh Trong tương lai cụ thể của toàn bộ doanh nghiệp, từó lên kch sắp xp x ùp x ùp x thi thi thi thi thi thi thi th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th tth văn phòng giúp công việc tại văn phòng được triển khai có hiệu quả. Đồng thời cũng lên kế hoạch lịch họp, công tác của các sếp.
xem thêm: văn thư là gì? chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc của văn thư hành chính?
trong các cuộc họp, thư ký sẽ ảm nhiệm vai trò là người ghi chép, lưu trữ các thông tin chynh trong nội dung của các cuộc hợp ểc vụ qui công tác.
thứ hai, tiếp nhận và xử lý thông tin
Đối với một người đảm nhiệm công việc thư ký văn phòng thì người này cần phải có sự nhanh nhạy trong công việc. tiếp nhận thông tin và nhanh chóng hoàn tất công việc được giao; bởi công việc này sẽ cần phải xử lý rất nhiều loại giấy tờ kinh doanh của doanh nghiệp. bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng góp phần trợ giúp cấp trên giải quyết các công việc nội bộ.
ngoài ta thư ký còn là người tập hợp các số liệu, tài liệu tham khảo cho cấp trên khi có yêu cầu từ cấp trên.
thứ ba, đón tiếp khách hàng
ối với một doanh nghiệp thì sự xuất hiện của khách hàng là rất thường xuyên chính vì vậy mà một trong những nhiệm vụm quan trọng đón tiếp khách hàng. thư ký văn phòng trong nhiều trường hợp sẽ đảm nhận vai trò tiếp khách và giải quyết công việc trong giới hạn phạm vị công việ mìc. bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng là người tiếp nhận thông tin, ý kiến của khách và xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
thứ tư, sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên
ngoài những công việc đã ược liệt kê ở trên thư ký vĂn pHòng còn CO nhiệm vụ quan trọng, một công việc thuần túy của một ạ đ đó là sắp xếp l chop l Hẹn Gặp Khách Hàng, ặt Vé Máy Bay, ặt Khách Sạn, Tạm ứNG Và quyết Toán Các Chi pHí trong Các Chuyến đi ể Hỗ Trợ Giúp ỡ Cấp Trên Có vào công việc quan trọng hơn
xem thêm: nhân viên hành chính là gì? mô tả công việc, mức lương của nhân viên hành chính?
3. kỹ năng công việc của thư ký văn phòng:
bạn muốn trở thành một thư ký văn phòng nhưng bạn không biết mình cần những yếu tố nào để phù hợp trở thành một òng. Để giải đáp thắc mắc đó sau đây chúng tôi sẽ liệt kê một số tố chất, kỹ năng cần có của một thư ký văn phòng:
cần phải có kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn
khi là một thư ký văn phòng bận cần phải có hiểu biết sâu sắc về nghệ nghiệp, công việc của mình để hoàn thành tốt các công việc được giao, có kỹ năng thành thạo nghiệp vụ chuyên môn, có khả năng truyền ạt, hướng dẫn Các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác, có khả năng thao tac một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chhnh vănng và sửng tệt cệt cệt cệt cệt cệt cệt t.
ngoài ra thư ký văn pHòng cần pHải ảm nhận ược nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp bao gồm: kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ thoại, tiếp khách, ến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, book khách sạn, tham gia ghi ché tại các cuộc họp, chuẩn bị y sƧ.
kỹ năng giao tiếp
Đã đảm nhiệm vị trí thư kỹ văn phòng bạn sẽ là người hỗ trợ các công việc trong khuôn khổ văn phòng; ồng thời bạn cũng là người cộng sự ắc lực cho cấp lãnh ạo trong công việc gặp gỡ, phat triển các mối quan hệi với khách hàng, làm vi ệc ối tac, tac n nnt n n n nnt n n n n n nnt n n n n n nnt n n n n n n nnt n n n n n n nnt n n n n n nnt tc n n ườ t n n n n n n n n nnt n n n n n nnt tc n n n n n nnt n n n n nnt tc n n á v n n n n n nnt tt t n n n n n nnt tt t n nd cần thiết theo yêu cầu của cấp trên hoặc khi cấp trên vắng mặt. chính vì thế, để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp bạn cần phải có khả năng giao tiếp tốt; Có kỹ năng đàm phan, ngoại giao giỏi và corc ứng xử linh ộng, khéo léo… trong mọi tình huống nhằm tạo dựng hình ảnh ảnh chuyên nghiệp và giảiếtết ượt ượt ượt ượt ượt.
kỹ năng tin học văn phòng
thành thạo kỹ năng tin học văn phòng ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia vih trong lıc. nhưng ít nhất khi trở thành một người thư ký văn phòng bạn cũng cần phải biết sử dụng các ứng dụng tin học phổ biến trong môi trường văn phòng như: word, excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản. Ể tránh việc lÚng túng khi ược giao các công việc sử dụng ến máy tính người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu v trong .
xem thêm: tư vấn là gì? làm thế nào để trở thành nhân viên tư vấn giỏi?
kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc
là một người thư ký thì bạn cần phải biết sắp xếp công việc sao cho hợp lý. công việc ở đây có thể là công việc của cá nhân, cân bằng giữa công việc ời sống thường ngày với công việc tại nơi cóng tác ểt cón mt. Bên cạnh đó là việc xếp công việc của văn pHòng, của cấp trên ểp cấp trên có lịch trìtnh làm việc hợp lý và hiệu quảt kiệm thời gian và khôông bịn rơn tôn tônhn t.
kỹ năng xử lý tình huống
các kiến thức về xã hội, tự nhiên… có vai trò rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Bởi Trong Một Số Trường Hợp NHấT ịNH, NGườI thư ký sẽ là người thay mặt sếp ưa ra quyết ịnh xử lý công vi kỹ năng xử lý công việc và ra quyết ịnh là rất cầt cầt cầt thư ký văn pHòng cần pHải Có khả nĂng phân tích vấn ề, xác ịnh mấu chốt vấn ề và khả năng ưa ra quyết ịnh giải quyết công việc nhanh chong và chính xáh xác </phynh x phynh xác </phynh xác </phynh xác </phynh xác </phynh xác </phynh xác </phynh xácos
trong môi trường làm việc năng ộng như ngày nay đòi hỏi người thư ký, luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng cần thiết cho việtrợ the, cho việtr hợ.
kỹ năng quản lý
kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp; quản lý thời gian cá nhân, công việc,… tổ chức công việc và phối hợp công tác quản lý một cách logic và hợp lý, biết phản ứng và tự phán cánghán cánhán; có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết .
về phòng cách, thái độ làm việc
xem thêm: chuyên viên tư vấn ngân hàng là gì? quyền lợi và công việc?
Để trở thành một thư ký văn phòng đòi hỏi người làm công việc này cần có tính trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc; nghiêm chỉnh tuân thủ nội quy và quy định của công ty, doanh nghiệp và của ban lãnh đạo cấp trên.
với tính chất là một thư ký bạn sẽ là người thường xuyên tiếp xúc với các giấy tờ, công văn, thông tin mang tinh bảo mật, vì thến cần tỏ rõ sự sự sự sự sự sự sự sự sự sự s ượ ượ ể ể ể ể ể ể ể ể ể ể. tin cậy hơn. do đó để thành công trở thành một thư ký văn phòng bạn cần phải không ngừng trau dồi và rèn luyện để hoàn thiện bản thân.
