Ngày nay với công nghệ tiên tiến, bạn không cần gọi điện thoại hay viết đơn viết tay mà có thể viết email xin nghỉ và gửi trực tiếp vào hòm thư của lãnh đạo, cấp trên. đơn giản và tiết kiệm thời gian và công sức. Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin nghỉ việc chuyên nghiệp và thuyết phục nhất. theo tôi!
Tôi. Những điểm cần lưu ý khi viết email nghỉ việc
Đơn xin nghỉ phép là mẫu đơn thường xuyên được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức khi các cá nhân cần thời gian để giải quyết công việc. Trong thời đại công nghệ số hiện nay, hầu hết các công ty đều chấp nhận xin phép qua email cá nhân. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, tăng tính linh hoạt và rút ngắn quy trình xử lý nghỉ phép. Đặc biệt trong những trường hợp bất khả kháng như ốm đau, chăm bố mẹ, con ốm thì việc gửi email xin ý kiến sẽ giúp sếp nhận được thông tin sớm, đưa ra quyết định điều phối nhân sự hợp lý, tránh tình trạng trì trệ công việc.
1. Nghỉ phép theo quy định của công ty
Ở các công ty khác nhau thì thời gian và thủ tục xin nghỉ sẽ có những quy định khác nhau. Là một nhân viên, ngay cả khi anh ta chỉ là thực tập sinh, anh ta phải tuân theo các thủ tục do công ty quy định. Vì vậy, ngoại trừ những việc bất khả kháng, khi có việc riêng cần thời gian giải quyết, bạn hãy lên kế hoạch nghỉ phép phù hợp nhất theo quy định của công việc nhé!
2. Lý do xin nghỉ phải hợp pháp
Nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận hoặc toàn công ty sau khi được cấp trên xem xét, phân công lao động, triển khai và thực hiện. Mọi người trong tổ chức sẽ chịu trách nhiệm về một phần chung. Điều này có nghĩa là khi bạn xin nghỉ, công việc của bạn sẽ phải chuyển giao cho một hoặc nhiều nhân viên khác để không làm đình trệ công việc bình thường.
Vì vậy, nếu thực sự không có nhu cầu xin nghỉ, bạn có thể sắp xếp để giải quyết công việc cá nhân vào cuối tuần hoặc sau khi tan sở. Nếu phải xin nghỉ, bạn nên chuẩn bị một lý do chính đáng. Đây không chỉ là sự tôn trọng sếp mà còn là sự tôn trọng đồng nghiệp, những người sẽ giúp đỡ bạn trong thời gian bạn vắng mặt!
3. Yêu cầu quyền càng sớm càng tốt
Khi cần thời gian cho việc riêng, bạn nên gửi email nhanh xin phép cấp trên hoặc Phòng Nhân sự để được hỗ trợ càng sớm càng tốt. Hạn chế những trường hợp bạn vội vàng gửi email hoặc nghỉ trước khi gửi thông báo cho công ty. Không chỉ cấp trên mà ngay cả lãnh đạo công ty cũng sẽ cho rằng bạn thiếu chuẩn bị, thiếu chuyên nghiệp và có thái độ làm việc kém. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quy trình làm việc của bạn tại công ty và con đường thăng tiến sau này của bạn.
4. Bố trí người có thể hỗ trợ công việc
Trong kỳ nghỉ đã lên kế hoạch, bạn nên chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ của đồng nghiệp cùng nhóm hoặc bộ phận để giúp bạn giải quyết những công việc quan trọng trong kỳ nghỉ. Sau khi sắp xếp xong, bạn nên báo cáo với cấp trên của mình. Điều này cho thấy bạn là người chủ động trong công việc và sẽ được lãnh đạo, cấp trên đánh giá tích cực.
5. Để lại thông tin liên lạc của bạn khi bạn xin nghỉ phép
Thường thì khi bạn nghỉ phép, công ty sẽ nhanh chóng sắp xếp người thay thế cho những công việc quan trọng. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý công việc, người này có thể cần thêm thông tin, hoặc tệ hơn là không thể giải quyết vấn đề bạn gặp phải. Trong trường hợp này, thông tin liên lạc để lại trước khi nghỉ việc sẽ giúp công việc không bị đình trệ. Để từ đó giúp bạn thể hiện phong thái chuyên nghiệp và ghi thêm điểm trong mắt sếp!
6. Giới thiệu rõ ràng, cụ thể
Thời gian luôn quý giá, nhất là với những người ở vị trí cao như trưởng nhóm, trưởng phòng, trưởng bộ phận… nên không ai muốn mất quá nhiều thời gian để đọc một email xin nghỉ việc. Vì vậy, bạn nên cân nhắc sử dụng ngôn ngữ lịch sự và diễn đạt rõ ràng, rành mạch khi gửi email. Tránh viết dài dòng, lan man làm mất thời gian của cả bạn và người nhận, đồng thời cũng thể hiện bạn là người thiếu chuyên nghiệp.
Hai. Cách viết email xin phép chuẩn nhất
1. Tiêu đề tin nhắn
Đặt chủ đề email có thể giúp cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của bạn dễ dàng nhận thấy yêu cầu của bạn và giải quyết yêu cầu đó nhanh hơn. Nếu công ty không có chính sách đặt tên riêng thì có thể viết theo mẫu sau:
[Cơ quan đăng ký]_[Tên]_[Mã nhân viên]_[Vị trí, Bộ phận]
Ví dụ:Đơn xin phép_nguyen van a_016xxx_nhân viên phòng kinh doanh
2. Mở đầu
Nếu email nghỉ phép được gửi trực tiếp đến các cá nhân, bạn sẽ cần chỉ định tên đầy đủ và chức danh của người nhận. Ngoài ra, bạn cần chú ý sử dụng ngôn ngữ lịch sự, ngắn gọn và đúng ngữ pháp. Vì nó sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với cấp trên hoặc nhân sự.
3. Nội dung email
Đây là phần chính và quan trọng nhất của email nghỉ việc. Trong phần này, bạn cần trình bày ngắn gọn lý do và thời điểm bạn xin nghỉ phép. Tránh viết dài dòng, giải thích chi tiết, dễ dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Ngoài ra, bạn nên đọc lại nội quy, căn cứ vào thời gian nghỉ ngơi hợp lý.
Ngoài ra, những công việc chưa hoàn thành hoặc gấp cũng cần được liệt kê để người lãnh đạo nắm bắt tình hình. Nếu bạn đã có lịch cho nhân viên hỗ trợ, đừng quên nói rõ điều này trong email để giúp cấp trên tiết kiệm thời gian của điều phối viên.
Cuối cùng, đừng quên để lại thông tin liên hệ phòng trường hợp đồng nghiệp, sếp cần hỗ trợ gấp nhé!
4. Xin cảm ơn
Trước khi đóng email, đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhân viên hoặc cấp trên của bạn. Đồng thời bày tỏ mong muốn nhận được hồi âm trong thời gian sớm nhất!
5. chữ ký
Đây là phần không thể bỏ qua của bất kỳ email nào. Đặc biệt là khi bạn làm việc trong một tổ chức, công ty nơi bạn sẽ được yêu cầu cài đặt chữ ký dựa trên các mẫu có sẵn. Bởi nó được coi là bộ mặt của công ty khi trao đổi thư từ với khách hàng, đối tác và giúp phân biệt nhanh các email nội bộ. Vì vậy, đừng quên phần chữ ký, ngay cả khi gửi email trong công ty!
6. Đính kèm tài liệu liên quan
Trong một số trường hợp như ốm đau, chăm sóc cha mẹ, con cái ốm đau… thì cần gửi kèm theo phiếu khám bệnh, đơn thuốc hoặc các giấy tờ liên quan khác. Điều này sẽ chứng minh rằng lý do xin nghỉ phép của bạn là hợp lệ và hoàn toàn trung thực. Nó giúp tăng sự tin tưởng của lãnh đạo, cấp trên vào bạn.
Tìm kiếm việc làm, tuyển dụng nhân sự, tuyển dụng giám đốc điều hành có thể bạn quan tâm:
– Nhân viên phân tích dữ liệu nhân sự/Quản trị viên dữ liệu nhân sự
– Cán bộ Quan hệ lao động – Quan hệ công chúng nội bộ
– Huấn luyện viên
– Điều hành
Ba. Mẫu email nghỉ phép chuyên nghiệp
Tiếng Việt
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Tiếng Việt 1
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Tiếng Việt 2
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Tiếng Việt 3
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Tiếng Việt 4
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Tiếng Việt 5
Mẫu tiếng Anh
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh 1
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh 2
– Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh 3
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh 4
– Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh 5
Xem thêm:
-Bật mí cách xin nghỉ việc khéo léo, nhẹ nhàng và thuyết phục nhất
-Cách viết email xin việc ghi điểm nhà tuyển dụng chuẩn nhất
– Cách trả lời email phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp và ấn tượng
Hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích. Chúc may mắn với công việc của bạn! Nếu thấy bài viết hay và hữu ích đừng quên chia sẻ với mọi người nhé!
