kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu trong nhiều vị trí ở hầu hết các ngành nghề cũng như s trong cuộc. ngay cả khi không là một nhà văn thì tần suất bạn soạn thảo văn bản thường xuyên hơn bạn nghĩ. Itt nhất, bạn cũng sẽ viết cv xin việc, email gửi ến nhà tuyển dụng, đĂng bài trên các pHương tiện Truyền thông xã hội… nếu công việc yêu cầu, bạn cũng tin… vậy kỹ nĂng soạn thảo văn bản là gã và làm thế nào ể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng cũng như kỹ nĂng soạn thả câu trả lời sẽ có ngay sau đây.
kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?
Đy cũng là một phần trong chương trình ại học và là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong cv của ứng viên trong à thỡi .
tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp
khi người khác đọc văn bản của bạn, họ sẽ đưa ra đánh giá về trí thông minh và sự siêng năng của bạn dựa trên nhûn gthìững. Cho dù văn bản đó là trên giấy there are trực tuyến (chẳng hạn như email, bài viết trên trag…), người ọc sẽ có ấn tượng tiêu cực về bạn nếu văn bản củnc cón t t. /p>
hậu quả của một văn bản kém chất lượng có thể khá nặng. chẳng hạn, kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ làm khách hàng của bạn phật lòng và họ sẽ tìm ẻckhn cn mà.
khi xin việc, kỹ năng soạn thảo văn bản không tốt sẽ khiến bạn không nhận được lời mời phỏng vấn cho công việc thực mong. gửi một bản cv hoặc thư xin việc chứa nhiều lỗi cho thấy bạn không chuyên nghiệp. Đây không nên là ấn tượng bạn tạo ra cho nhà tuyển dụng tiềm năng khi đang tìm việc làm.
may mắn thay, các kỹ năng soạn thảo văn bản là điều có thể dễ dàng học được. Để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hay kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn, hãy thử các: bíp> quyau
cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt nội dung
tập trung vào mục tieu chính
Điều đầu tiên bạn cần biết trong kỹ năng soạn thảo văn bản là biết được mục tiêu của văn bản đó là gì. Đó là một báo cáo, là một thư ngỏ gửi ến khách hàng, một email trả lời cấp trên hoặc ồng nghiệp, một bức thư trả lời ứng vi khá . chẳng hạn, đối với các báo cáo thì nên đi thẳng vào vấn đề và cốt lõi của cuộc thảo luận. còn đối với một thư ngỏ gửi đến khách hàng bạn có thể dành một chút không gian để trò chuyện. khi biết được mục đích của văn bản sắp soạn thảo, bạn có thể dễ dàng viết theo chiều hướng đó.
nếu thông điệp phức tạp, hãy phác thảo trước
sẽ không mất nhiều thời gian ể ể soạn thảo các văn bản ơn giản nhưng nếu bạn viết một điều gì đó pHứp hơn với nhiều góc ộ, cââu hặt. tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ ềề muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản quan trọng sẽ giús bạn không bỏ tìtìhỡ tin kẻ.
thong tin vừa đủ
hãy cung cấp cho người đọc các thông tin liên quan, tránh áp đảo họ bằng các chi tiết lạc đề cũng là điều đáng lưu ý trong kỹ nģn văn. nếu bạn đang thấy mình đang ắm chìm vào các chi tiết phức tạp, hãy xem lại từng thông tin và hỏi xem nó cần thiết ể giúp người ọc hiểu thông điệp củn kht. nếu không, đừng ngại xóa bỏ các thông tin đó.
dùng từ và câu đơn giản
các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ giống như một bản hùng ca hơn là một văn bản hà nh chô. Đôi khi bạn phải giải thích một chút về các từ ngữ này. do đó, một trong những kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp ồng thương mại hiệu quả là dùng từ ơn viừ dà giả. văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn.
bên đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể. các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc hơn. tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản.
Đọc thành tiếng
nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi chảy khong.
cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt trình bày
chọn kiểu chữ phù hợp với bối cảnh
Theo Các Giáo Trình Kỹ NăNG soạn thảo văn bản chia sẻ thì pHông chữ serif dễ ọc hơn trong các tài liệu in giấy trong khi pHông chữ sans-sserif sẽ dễ ọ ọc hơn màn màn màn màn màn màn màn hìt
một số ví dụ về phông chữ serif bao gồm garhua, georgia, hoefler text và palatino, trong khi các ví dụ về phông chữ sans-serif bao gồm arial, gill sans, helvetica và lucida sans. dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốt văn bản của bạn. nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật các tiêu đề.
sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn
bạn không thể định dạng một văn bản chuyên nghiệp mà không chú ý đến giao diện. hầu hết các văn bản công việc ều ở cỡ chữ 12pt, ược xem là dễ ọc nhất kết hợp với các khoảng cách lề trên, lề dư-ớicm: 2; 3-3,5cm, lề phải: 1,5-3cm trên giấy a4. với một báo cáo với nhiều thông tin dày đặc thì cỡ chữ có thể giảm xuống 10pt, nhưng không bao giờ ít hơn thế.
về màu sắc, bạn nên can nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí hơn và nó không giữ được màu sắc gốc ếu đưc. Đối với các văn bản kỹ thuật số như word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm, in nghiêng cho các vấn đề quan trọng.
canh trai văn bản
thói quen bạn sẽ canh bằng hai lề văn bản (justify) bởi đó là những gì bạn thường thấy trên sách báo nhưng đy lạt một lựa sai khin khinó. /p>
những gì bạn nên làm là căn lề trái cho văn bản. Điều này có thể sẽ tạo ra sự “lởm chởm” ở bên của của văn bản nhưng nó sẽ tạo ra khoảng trống và làm tăng mức Ļộdc chon b.
thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn trong văn bản
các dòng ầu tiên của đoạn văn bản nên ược thụt vào ể làm cho mỗi đoạn trở nên nổi bật, trong đó chữ các ầu tiênc
Đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn bản
chèn ảnh hợp lý là điều cũng rất đáng quan tâm nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản. bạn có thể chèn hình ảnh vào giữa và để văn bản xung quanh hình ảnh đó nếu mọi người trong doanh nghiệp của bạn thích như vạn. nhưng nói chung, điều này có thể gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt đó là các báo cáo dựa trên dữ liệu.
lựa chọn an toàn nhất, đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở phần cách nhau giữa các đoạn. bằng cách đó, hình ảnh của bạn sẽ không làm mất sự chú ý của người đọc với văn bản xung quanh. nó cũng giúp phần chú thích của hình ảnh trở nên nổi bật.
chọn khoảng cách giữa các dòng phù hợp theo ngữ cảnh
khoảng cách giữa các dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản với dòng văn bản tiếp theo) phụ thuộc vào loại tài liệu mà bạn vi
các loại văn bản học thuật nên tuân theo các hướng dẫn về phong cách học thuật của từng lĩnh vực đó. bạn có thể cách đôi (double space) nếu không có quy định bắt buộc. Các Văn Bản Hành Chính Và Kinh Doanh Có Xu Hướng Cách Nhau 1 Line (single) ể ể Giảm Thiểu sống lượng trag in Trong Khi Các tài liệu kật số (word hoặc) sẽ sẽ dễ ễc hơn ,5 lines.
chia nhỏ văn bản với tieu đề
kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu bạn không biết cách chia nhỏ văn bản với các tiêu đề. văn bản càng dài, các tiêu đề càng trở nên quan trọng. bạn có muốn ọc một bản báo cáo dài 20 trang mà không có gì ngoài một bức tường văn bản từ ầu ến cuối, hay một bản báo cáo dài 30 jump? dĩ nhiên là trường hợp thứ 2 phải không?
ngắt trang
khi bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp hơn, bạn cần làm quen với việc ngắt trang. nếu văn bản của bạn đủ dài để chia thành các chương, ngắt trang là cách tốt nhất để định dạng chúng. mỗi chương nên cách nhau bằng một phần hoặc cả trang trống.
kỹ năng soạn thảo văn bản là điều mà bất kỳ ai trong chúng ta có thể học được. nếu kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hoặc kỹ năng soạn thảo hợp ồng thương mại của bạn chưa tốt, hãy làm theo các mẹo trên và bạn sẽ nhận thấy kỹy kỹy kỹy kỹy kỹy >
pha lê
