Khi tìm hiểu về các vị trí công việc ngành logistics, chắc hẳn bạn đã biết đến vị trí nhân viên chứng từ. Vậy nhân viên chứng từ có chức năng gì? Họ làm những công việc nào? Yêu cầu công việc, kỹ năng của vị trí này ra sao? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết sau của Ms Uptalent để có được những thông tin đầy đủ về nhân viên chứng từ logistics và những điều cần biết về vị trí này nhé. 
nhân viên chứng từ logistics là ai?
nhân viên chứng từ logistics (docs) là vị trí công việc rất phổ biến trong lĩnh vực logistics. công việc chính của họ là xử lý các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu.
công việc này không qua áp lực và thích hợp với những bạn thích làm việc tại văn phòng. tuy nhiên, tính chất công việc lặp đi lặp lại và phải nhập số liệu khá nhiều nên đòi hỏi người làm việo này cón phải n catín>
chức năng của nhân viên chứng từ logistics
1- làm chứng từ cho lô hàng
Nhân viên chứng từ logistics sẽ theo yêu cầu của các bộ phận khác và khách hàng để soạn thảo bộ chứng từ cần thiết cho các thủ tục hành chính và thông quan hàng hoá. Các chứng từ họ phải chuẩn bị thường bao gồm hợp đồng, hoá đơn, PO, Packing list, D/O, C/O, vận đơn,… 
2- quản lý quá trình làm hàng
khi chịu trach nhiệm xử lý một lô hàng, nhân viên chứng từ logistics cần liên hệt chặt chẽt với ại lý nước ngoài ể nắm vững lịch trình và tiến trình làm h. Họ cần nắm rõ lịch trình hàng hoá, ngày đi, ngày về, có phat sinh chi pHí there are không, kiểm traước khi ại lý phat hành chính thức,… ồng thời phải x không ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng.
3- kiểm tra và theo dõi qua trình thanh toán với đối tác nước ngoài
nhân viên chứng từ có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán cho các đối tác nước ngoài, đảm bảo thanh toán đúng như thỏa thuận đã ktý k.
công việc của nhân viên chứng từ logistics
nhân viên chứng từ phải phụ trách nhiều công việc lặt vặt, nhưng thông thường họ sẽ làm những công việc sau đây:
1- liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu, đơn vị vận chuyển để đặt lịch vận chuyển sao cho phù hợp với tiến côp.
2- soạn thảo chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, po, packing list, d/o…
3- chuẩn bị chứng từ, hồ sơ liên quan ến hàng hóa như c/o, lấy mẫu kiểm ịnh ối với nhÓm hàng hóa đc biệt, cấp thehông tin và há.
4- làm các chứng từ, hồ sơ khác như house bill, telex release (nếu cần thiết), hợp đồng thuê cont, kho bãi,…
5- kiểm soát các loại phí phí dem/det, vệ sinh, vận chuyển cont,…
6- chuẩn bị chứng từ thanh toán quốc tế theo hình thức phù hợp (l/c, t/t, d/a, d/p,…).
7- phân loại và lưu trữ chứng từ khoa học, dễ tìm kiếm khi cần.
8- sắp xếp lịch chuyển hàng cho khách hàng kế tiếp.
9- theo dõi và kiểm soát lịch chuyển và giao nhận hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh khi giao nhận hàng, thông quan cũng như các vấn th…u k.
10- làm việc với đại lý nước ngoài các vấn đề liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá, thông tin vận tải, giá cả vẺà các khp.
11- phối hợp với bộ phận kế toán và các phòng ban liên quan để đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hoá.
12- lên kế hoạch vận chuyển, kế hoạch trucking cho lô hàng.
13- làm các công việc khác như đi lấy hoá đơn, chứng từ, giao chứng từ cho khách hàng, giám sát đóng cont,…
Cách tốt nhất giúp bạn trải nghiệm và học hỏi nhiều nghiệp vụ trong lĩnh vực này là làm việc tại các công ty xuất nhập khẩu. Khi làm việc tại các công ty này bạn sẽ phải làm tổng hợp từ khâu hợp đồng, đóng hàng, booking, vận chuyển, khai hải quan và thanh toán.
kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ logistics
Để làm công việc nhân viên chứng từ bạn cần có các kỹ năng cần thiết sau:
1- kỹ năng xử lý số liệu, phân tích, thống kê
nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện việc chuyển đổi trọng lượng, khối lượng, các thông số sản phẩịt tb. vì vậy bạn cần có kỹ năng xử lý số liệu, phân tích và thống kê tốt trên phần mềm để thực hiện công việc hiệu quả nh
2- kỹ năng giao tiếp, đàm phán
là một nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách giao tiếp và đàm phán với ối tác và các bên liên quan ểy dựng mối quan hệp tác lâu dài vềng. bạn nên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm phán để giúp công việc luôn được thuận lợi.
3- kỹ năng tin học
Việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học sẽ giúp nhân viên chứng từ tiết kiệm thời gian chuẩn bị và xử lý chứng từ, hồ sơ. Đồng thời còn giúp họ trao đổi thông tin với các bên liên quan dễ dàng hơn và lưu trữ chứng từ, hồ sơ khoa học, chuyên nghiệp hơn. Hơn nữa, các nhà tuyển dụng luôn đánh giá rất cao những ứng viên có thể sử dụng thành thạo các phần mềm vào công việc. 
4- kỹ năng xử lý tình huống
do ặc thù công việc mà nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau và qua trình vận chuyển cũng thưcán vácờng xán pháu. vì vậy, để làm công việc này bạn cần rèn luyện cho mình kỹ năng xử lý tình huống để có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đt sin ph.
5- kỹ năng chuyên môn
yêu cầu chuyên môn bắt buộc đối với nhân viên chứng từ là phải hiểu và nắm vững các quy định pháp lề về xuất nhup. khi đó họ mới có thể xử lý các chứng từ, hồ sơ xuất nhập khẩu chính xác và theo đúng các quy ịnh của doanh nghiệp cũng nhƿ phử vử váp luậ.
ngoài các kỹ năng kể trên, nhân viên chứng từ còn phải có khả năng tập trung tốt, tư duy logic, cẩn thận và chịu được c áp côp.
mức lương của nhân viên chứng từ logistics là bao nhiêu
nhân viên chứng từ là công việc được đánh giá cao về tính ổn định. mức lương tuy không qua cao nhưng sẽ tăng dần theo năng lực và kinh nghiệm.
hiện tại mức lương trung bình của nhân viên chứng từ vào khoảng 6 – 8 triệu/tháng. mức lương thấp nhất là 4 triệu/tháng. mức lương cao nhất lên tới 22.5 triệu/tháng. nếu giỏi ngoại ngữ mức lương có thể tăng thêm 2 – 4 triệu tuỳ thuộc vào công việc bạn đảm nhận và khả năng đàn.</ỡán côngm ph
yêu cầu công việc
nếu muốn theo đuổi nghề nhân viên chứng từ thì bạn cần chuẩn bị thật tốt để đáp ứng được các yêu cầu sau:
1- slam cap
bạn cần có bằng tốt nghiệp cao ẳng, ại học các chuyên ngành thương mại, ngoại thương, xuất nhập khẩu hoặc các ngành liên quan
cũng có doanh nghiệp chấp nhận tuyển nhân viên tốt nghiệp trung cấp nhưng điều trọng là bạn phải có kiến thức về xuất nhập khẩu hàng h hi ềhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ịhn ‘ >
2-kinh nghiệm
vị trí này phù hợp với những bạn mới tốt nghiệp hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm. tuy nhiên, những ứng viên có kinh nghiệm sẽ được ưu tiên tuyển dụng.
3- ngoại ngữ
bạn không cần phải thành thạo tiếng anh mới có thể làm nhân viên chứng từ. trên thực tế bạn chỉ cần có thể đọc hiểu các chứng từ, hồ sơ bằng tiếng anh và giao tiếp cơ bản là được.
tuy nhiên nếu bạn giỏi tiếng anh và có bằng cấp tốt thì bạn sẽ có ưu thế hơn các ứng viên khác khi ứng tuyển.
trên đây là những thông tin về vị trí nhân viên chứng từ mà uptalent muốn gửi đến bạn đọc. Ể biết bản thân có phù hợp với công việc này hay không, bạn nên cân nhắc xem mình có đÁp ứng ược cc and cậng việc, yêu cầu kỹng và m. Đồng thời bạn cũng cần đánh giá xem bạn có thực sự muốn làm công việc này hay không?
nếu đã chọn theo nghề này, bạn có thể truy cập vào trang hrchannels.com để cập nhật cho mình những tin tuyển dụng nhân viên chứng mụt. sau đó cân nhắc và lựa chọn công việc phù hợp với mình. chúc bạn thành công!
–
hrchannels – headhunter – dịch vụ tuyển dụng cao cấp
hotline: 08. 3636. 1080 email: [email protected] / [email protected] website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: tòa md complex, 68 nguyễn cơ thạch, nam từ liêm, hà nội, việt nam
nguồn ảnh: internet
