Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp

Đảm bảo sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các nhóm, các bộ phận, gắn kết các phòng ban trong cùng doanh nghiệp, đảm bảo công việc văn phòng mỗi ngày được tiến hành suôn sẻ là nhiệm vụ mà các chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ đảm nhận. Tuy vị trí này không thiên về chuyên môn kỹ thuật nhưng lại là sợi dây kết nối vô cùng quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Để hiểu rõ vai trò to lớn của họ, HRchannels sẽ gửi đến các bạn bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp qua bài viết hôm nay.

i. Đôi net về vị trí chuyên viên hành chính tổng hợp

chuyên viên hành chính tổng hợp là vị trí trực thuộc phòng hành chính tổng hợp. tại đây, các chuyên viên sẽ phụ trách mọi công việc giấy tờ, sổ sách, lưu trữ dữ liệu hành chính, liên kết thông tin… đến.

Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, phòng hành chính tổng hợp sẽ bao gồm cả công việc của bộ phận nhân sự, nhưng ở doanh nghiệp, tập đoàn lớn sẽ có sự tách biệt rõ ràng. Vì khi đó khối lượng công việc của một chuyên viên hành chính tổng hợp cũng đã khá lớn và họ cần tập trung để hoàn thành tốt nhất.

ii. mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp

mỗi phòng chuyên môn chỉ ảm nhận công việc của mình, riêng phòng hành chynh tổng hợp, các chuyên vivi sẽ thựn công việc hành chynh, vèng. bấy nhiêu ủ thấy khối lượng công việc không hề nhỏ, cụ thể những công việc phổ biến trong bản mô tả công việc chuys viên hànhỐ chynhƕn

1. các công việc hành chính

Đây là những công việc hành chính mà chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ thực hiện mỗi ngày :

• tiếp nhận thư, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp

• soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ

• sao chép các dữ liệu và chuyển đến các cá nhân, bộ phận theo yêu cầu từ ban quản lý

• theo dõi công tác vệ sinh, trang trí phòng ốc … đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

  2. tổ chức các buổi tiếp khách, họp giao ban, hội thảo lớn

  các buổi tiếp khách, cuộc họp lớn nhỏ tại công ty ều sẽ thông báo ến phòng hành chynh (trừ những cuộc họp nội bộng ban), do vậy, chuên vi vi vi vi vi vi đúng giờ, đúng ngày cùng những công tác hậu cần nếu cần thiết.

  Quy mô lớn hơn là những buổi hội thảo, hội nghị khách hàng thường niên, tất cả nhân sự phòng hành chính đều sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể trong công tác tổ chức, bao gồm : gửi thư mời, đặt phòng hội nghị, công tác hậu cần, nội dung hội nghị, nội dung diễn thuyết…

  3. quản lý chi phí hành chính

  chi phí hành chính bao gồm: phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền đi nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, chi phi chuy vê phòng … hành chính tổng hợp.

  việc tổng hợp, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được tiến hành theo từng tháng. chuyên viên hành chynh tổng hợp phải ảm ​​​​bảo các chi phí hành chính đúng như quy ịnh và hợp ồng đã ký, những trường hợp vượt quhần c.

  4. phân bổ, kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban

  văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị máy móc nhập về, máy mó mang đi sửa chữa… ều sẽ do chuyên viên hành chynh tổng hợp tiến bến bế, bế, bế. /p>

  hệ thống máy vi tính, máy lạnh và các trang thiết bị liên quan khi cần bảo dưỡng, bảo trì hoặc sửa chữa ều ược b b b.p với chuyn hỐnh viên hành.

  5. quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp

  những thông tin liên quan đến

  • công tác hành chinh

  • thông tin quản lý khai thác toàn bộ cơ sở vật chất trong doanh nghiệp

  • bien bản các cuộc họp…

    sẽ được phòng hành chính lưu trữ đầy đủ, bảo mật.

    khi cần trích lọc, photo, in ấn tài liệu và chuyển cho bên liên quan đều phải do ban quản lý phê duyệt và gửi thông báo đến ợn hàp chuyên hàp ổn.

    Bên cạnh đó, những thông tin nhạy cảm, có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp cũng sẽ được ban lãnh đạo phân công chuyên viên hành chính tổng hợp phối hợp các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp để xử lý.

    6. chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên

    công tác này thường sẽ được giao cho chuyên viên hành chính được phân công đảm nhận vai trò lễ tân đảm nhận.

    hiện nay, hệ thống chấm công vân tay tự ộng ược sử dụng rất phổ biến nên việc chấm công ược máy tính tổng hợp rến vàhấc chót n. <

    ngoài ra, ơn xin nghỉ phép của nhân viên cũng sẽ ược chuyên viên hành chynh tổng hợp ghi nhận vào bảng chấm công trước khi chuyựn phển sang.

    7. lên kế hoạch du lịch thường niên

    mỗi năm, định kỳ 1 – 2 lần doanh nghiệp sẽ tổ chức các chuyến du lịch cho toàn bộ nhân viên. chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ:

    • Đề xuất và lấy ý kiến ​​​​thống nhất về địa điểm du lịch

    • lập kế hoạch du lịch và trình ban giám đốc phê duyệt.

    • liên hệ công ty lữ hành tổ chức gira, đặt phòng khách sạn

    • liên hệ các bộ phận để lấy danh sách thành viên mỗi đợt du lịch (áp dụng khi tổ chức kỳ nghỉ thành nhiều đợt)

    • bố trí, sắp xếp phòng khách sạn cho từng nhân viên

    • thông báo thời gian du lịch cụ thể sớm để các phòng ban sắp xếp công việc.

    • liên tục theo dõi, điều chỉnh và giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt qua trình du lịch.

      8. tổ chức liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng…

      những chương trình chăm sóc ời sống người lao ộng trong doanh nghiệp cũng là một phần nhiệm vụ mà chuyên viên hành chính tổng hệiợp phựợp ph.

      Ngân sách và kế hoạch sẽ được lập vào mỗi đầu tháng và triển khai trong cùng tháng đó. Chi tiết triển khai sẽ do chuyên viên chịu trách nhiệm phối hợp với các bên, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

      Với khối lượng công việc không hề nhỏ, bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp mà HRchannels giới thiệu cho thấy sự đa năng, linh hoạt và khả năng giao tiếp rộng của mỗi chuyên viên hành chính tổng hợp. Đây là vị trí bao quát hầu hết mọi mặt trong doanh nghiệp nên đòi hỏi chuyên viên phải có khả năng sắp xếp và lên kế hoạch làm việc hiệu quả.

      hrchannels – great solution. great people!

      hrchannels – dịch vụ tuyển dụng cao cấp

      hotline: 08. 3636. 1080

      email: [email protected] / [email protected]

      website: www.hrchannels.com

      Địa chỉ: tầng 10, cit building, ngõ 15 duy tân – cầu giấy – hà nội

      nguồn ảnh: internet

      • mô tả công việc chuyên viên hanh chính tổng hợp
      • mo ta cong viec chuyen vien hanh chinh tong hop
      • chuyen vien hanh chinh tong hop
      • chuyên viên hanh chính tổng hợp