Việc in ấn có lẽ đã trở nên rất phổ biến đối với mọi người khi sử dụng Word, thế nhưng làm cách nào để khi in ra đúng và phù hợp với dữ liệu có trên máy tính. Đừng lo lắng nhé vì ở bài viết này mình sẽ hướng dẫn cách để xem trước khi in trong Word và Google Docs cực kì đơn giản giúp bạn in 1 cách chính xác nhất. Hãy bắt đầu thôi nào!
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.
I. Khi nào cần xem trước khi in? Lợi ích của việc xem trước khi in trong Word
Hầu hết các trường hợp bạn nên xem trước khi thực hiện in ấn các dữ liệu ra giấy bạn nhé! Đôi khi chỉ với thao tác xem trước khi in bạn có thể sửa được 1 số lỗi sai nhỏ mà trong lúc nhập liệu không thể thấy được, nhất là với dữ liệu dài và nhiều.
Các lợi ích của việc xem trước khi in trong Word:
- Kiểm tra được các lỗi nhỏ trong file Word.
- Kiểm tra được định dạng trong Word có như mong muốn.
- Biết được tài liệu sau khi in sẽ như thế nào.
- Tránh bị sai và in lại nhiều lần.
Nhưng trước khi thực hiện xem trước khi in thì bạn hãy thiết lập và định dạng cho file Word được in bằng các thao tác như canh lề, in lặp lại tiêu đề hoặc để in 2 mặt giấy ở các link bên dưới!
- Cách in 2 mặt trong Word.
- Cách in hết khổ giấy A4 trong Word.
- Cách in lặp lại tiêu đề trong Word.
II. Cách xem trước khi in trong Word
1. Đối với phiên bản Word 2010, 2013, 2016, 2019
Với cách này bạn có thể xem trước khi in trong các phiên bản mới hiện nay từ Word 2010 trở đi.
Bước 1: Mở file Word muốn xem trước khi in > Chọn thẻ File.
Chọn thẻ File”>
Mở file Word muốn xem trước khi in > Chọn thẻ File
Bước 2: Chọn mục Print.
Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F2 để mở nhanh nhé!
Chọn mục Print
Bước 3: Phần xem trước khi in sẽ hiển thị ở bên phải của màn hình.
Phần xem trước khi in sẽ hiển thị ở bên phải của màn hình
Lưu ý: Nếu sau khi bạn thực hiện xem trước khi in và thấy các lỗi như bị méo, lệch chữ, chữ bị nhảy dòng thì hãy tham khảo các cách chỉnh sửa bên dưới đây để khắc phục nhé!
- Cách in và chỉnh sửa văn bản trước khi in trong Word.
Một số phần mềm Office đang kinh doanh tại TGDĐ:
2. Đối với phiên bản Word 2007
Việc xem trước trong Word 2007 sẽ khác hoàn toàn với các phiên bản Word mới hơn, nhưng bạn đừng lo lắng hãy theo dòi bài viết tiếp để biết thêm nhé!
Bước 1: Mở file Word 2007 cần xem trước khi in > Nhấp chọn nút Microsoft Button > Chọn mũi tên ở phần Print Preview.
Nhấp chọn nút Microsoft Button > Chọn mũi tên ở phần Print Preview”>
Mở file Word 2007 cần xem trước khi in > Nhấp chọn nút Microsoft Button > Chọn mũi tên ở phần Print Preview
Bước 2: Word sẽ chuyển bạn đến phần xem trước.
Phần xem trước
Bước 3: Để thao tác được trong phần này bạn hãy sử dụng các lệnh ở thanh Ribbon.
Trong đó:
- Print: In.
- Page Setup: Chỉnh sửa thiết lập trang (canh lề, lặp tiêu đề,…).
- Zoom: Phóng to.
- Next Page: Trang kế tiếp.
- Previous Page: Trở lại trang trước.
- Show Margins: Hiển thị lề.
- Close Print Preview: Thoát phần xem trước.
Các lệnh ở thanh Ribbon cho phần xem trước khi in
3. Đối với Google Docs
Đối với Google Docs thì phần in và phần xem trước khi in cũng sẽ ở cùng 1 chỗ như các phiên bản Word mới.
Bước 1: Mở trang Google Docs cần xem trước khi in > Nhấn vào phần Print.
Nhấn vào phần Print”>
Mở trang Google Docs cần xem trước khi in > Nhấn vào phần Print
Bước 2: Ở phần hiện lên bạn tiến hành xem trước khi in ở phía bên trái màn hình.
Ở phần hiện lên bạn tiến hành xem trước khi in ở phía bên trái màn hình
