Hiện nay, có khá nhiều công cụ lưu trữ trực tuyến (cloud) như Dropbox, Drive,… trong đó Google Drive là một trong những công cụ lưu trữ trực tuyến (cloud) thông dụng nhất hiện nay nhờ vào các yếu tố: miễn phí, kết nối trực tiếp với Gmail, dễ xử dụng. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt Google Drive lên máy tính một cách hiệu quả để phục vụ cho việc lưu trữ và backup dữ liệu.
Tại sao nên dùng các công cụ lưu trữ trực tuyến (Cloud)
Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các công cụ lưu trữ Cloud thì hãy nhanh chóng tìm hiểu và cài đặt ngay, đây là một trong những công cụ hỗ trợ quan trọng và hữu ích nhất trong thời đại hiện nay. Với việc lưu trữ dữ liệu trên Cloud, bạn sẽ hạn chế tối đa việc bị mất mác dữ liệu nếu lỡ máy tính hay ổ cứng gặp sự cố, vì các dữ liệu của bạn sẽ luôn được đồng bộ lên cloud và có thể truy cập vào ở bất kỳ đâu với các thiết bị thông minh như smartphone, máy tính bảng, máy tính. Có thể kể đến các ưu điểm nổi trội của việc lưu trữ cloud như sau:
- Hạn chế mất dữ liệu nếu có sự cố trên ổ cứng hoặc máy tính vật lý.
- Trải nghiệm làm việc xuyên suốt do dữ liệu sẽ được đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau (ví dụ bạn có thể làm việc tại máy tính văn phòng, sau đó về sử dụng máy tính cá nhân vẫn có thể tiếp tục làm trên dữ liệu đã đồng bộ. Các công cụ này còn hỗ trợ truy cập dữ liệu trên các thiết bị di động như smartphone và máy tính bảng.
- Dễ dàng chia sẻ dữ liệu và cộng tác làm việc với người khác. Bạn có thể thiết lập các quyền xem, chỉnh sửa, xóa… cho các tài khoản khác một cách dễ dàng.
Các công cụ lưu trữ trực tuyến hiện nay đều cung cấp các gói sử dụng miễn phí với dung lượng từ 5 đến 15Gb.
Đăng ký tài khoản Google Drive
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký và sử dụng Google Drive. Google Drive sẽ được tích hợp kèm theo tài khoản Gmail (hoặc Gsuite), vậy nên nếu bạn chưa có tài khoản gmail thì chỉ cần đăng ký miễn phí tại đây.
Sau khi đăng ký, bạn sẽ có 15Gb dung lượng sử dụng chung cho các dịch vụ của Google bao gồm Drive, Gmail, Photo (đối với Photo bạn có thể lựa chọn cách lưu trữ ảnh tối ưu không giới hạn thì sẽ không bị tính dung lượng).
Hướng dẫn sử dụng Google Drive cơ bản
Việc sử dụng Google Drive cũng không quá phức tạp, tôi sẽ hướng dẫn bạn một số thao tác cơ bản với công cụ này. Để truy cập vào Google Drive bạn sẽ truy cập vào địa chỉ http://drive.google.com và đăng nhập tài khoản Gmail của mình.
Giao diện Google Drive được chia làm 2 phần chính, gồm cột menu bên trái và khu vực quản lý file nằm ở bên phải. Ở cột Menu bên trái bạn sẽ có các công cụ sau:
Bạn sẽ chú ý các mục:
- New: tạo mới thư mục hoặc tập tin, upload dữ liệu mới, tạo các tài liệu thông qua bộ công cụ Google Docs, Sheet… miễn phí.
- My Drive: nơi quản lý toàn bộ các dữ liệu trên bộ nhớ Cloud của bạn.
- Computer: quản lý việc đồng bộ Google Drive với máy tính của bạn.
- Shared with me: các thư mục hoặc tập tin bạn được chia sẻ (share) từ người khác.
- Recent: các tập tin vừa truy cập gần nhất.
- Starred: các dữ liệu được đánh dấu sao để bạn có thể truy cập nhanh chóng.
- Trash: thùng rác, các tập tin bị xóa sẽ được chuyển vào đây trước khi bị xóa vĩnh viễn.
- Backup: quản lý thông tin các bản backup app di động hoặc điện thoại android của bạn.
- Storage: nơi bạn xem dung lượng còn lại trong bộ nhớ Google Drive. Nếu dung lượng bạn bị vượt quá giới hạn, có thể tham khảo cách dọn dẹp hoặc mua thêm dung lượng.
? Lưu ý: các thư mục và tập tin trong mục “Shared with me” sẽ không tính vào dung lượng bộ nhớ Drive của bạn. Bạn cũng có thể ánh xạ một bản sao từ mục này vào My Drive để sắp xếp và truy cập dễ dàng hơn.
? Để chia sẻ thư mục hoặc tập tin cho một tài khoản Gmail khác, bạn ấn chuột phải vào thư mục hoặc tập tin tương ứng, chọn “Share”.
Trong mục share, bạn điền email của người sẽ được chia sẻ. Bạn cũng có thể truy cập phần Advanced để phân quyền chi tiết hơn (chỉ được xem, được sửa, được xóa…).
Hoặc nếu muốn chia sẻ công khai trên Internet, người xem không cần tài khoản Gmail vẫn có thể tải về, bạn chọn “Get shareable link”. Lưu ý chia sẻ theo cách này thì người được chia sẻ chỉ có thể tải file về, không thể chỉnh sửa trực tiếp hoặc không thêm được tập tin vào thư mục được chia sẻ.
? Bạn có thể chia sẻ file từ Google Drive trực tiếp trong phần đính kèm của Gmail.
Để xem đầy đủ hướng dẫn, bạn có thể truy cập vào mục Help của Google Drive
Cài đặt Google Drive trên máy tính
Google Drive hỗ trợ trên rất nhiều nền tảng khác nhau như Windows, MacOS, Android, iOS. Bạn có thể dễ dàng đồng bộ và sử dụng dữ liệu xuyên suốt trên nhiều thiết bị khác nhau. Ví dụ bạn có thể xem một văn bản, bảng tính ngay trên thiết bị di động với phiên bản đã cập nhật mới nhất mà không cần phải mở máy tính. Việc chia sẻ dữ liệu qua các công cụ internet cũng hạn chế tối đa việc lan truyền virus.
Để cài đặt Google Drive trên hệ điều hành Windows, bạn truy cập vào đường dẫn sau: https://www.google.com/drive/download/backup-and-sync/ Chọn “Tải xuống”.
Sau khi tải xuống, bạn chạy file installbackupandsync.exe để tiến hành cài đặt. Thực hiện các bước cài đặt theo hướng dẫn, sau đó bạn sẽ được dẫn đến giao diện chào mừng của công cụ này. Hãy làm theo các hướng dẫn dưới đây
Đăng nhập tài khoản Gmail (Google của bạn).
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thực hiện một số tùy chỉnh như sau:
- Tùy nhu cầu mà bạn có chọn đồng bộ Desktop, Documents và Pictures lên Google Drive không.
- Với mục Photo and video upload size, bạn nên chọn High quality để sử dụng lưu trữ ảnh không giới hạn dung lượng trên http://photo.google.com.
Tiếp theo, bạn sẽ được chuyển đến tùy chọn các thư mục muốn đồng bộ từ Google drive xuống máy tính. Ở mục này bạn nên lưu ý các thông tin sau để có cài đặt tối ưu cho máy tính:
- Folder location: bạn có thể chọn lại nơi đặt thư mục GoogleDrive ở ổ đĩa khác, tùy theo dung lượng còn lại trên máy tính mà bạn có thể chọn cho phù hợp. Để thay đổi, bạn chọn Change.. và lựa chọn thư mục phù hợp (ví dụ tôi chọn lưu ơ ổ đĩa D:GoogleDrive).
- Để tiết kiệm dung lượng trên máy tính, bạn nên chọn Sync only these folder và chọn các thư mục muôn đồng bộ về máy (bạn có thể chọn chỉ đồng bộ các thư mục con chứ không nhất thiết phải đồng bộ toàn bộ. Việc này đòi hỏi bạn cũng phân thư mục trên Google Drive một cách gọn gàng, thư mục nào để lưu trữ, thư mục nào cần làm việc trực tiếp. Nếu bạn đồng bộ toàn bộ về máy sẽ rất tốn dung lượng.
Sau đó ấn START, GoogleDrive sẽ tạo một thư mục mới cho bạn, bạn cũng có thể xem tình trạng đồng bộ ở taskbar.
Bạn đã có một thư mục Google Drive trên máy, mọi thao tác quản lý tập tin/thư mục ở đây sẽ được đồng bộ lên Google Drive một cách tự động.
? Mẹo: bạn nên tận dụng chức năng đồng bộ tự động của Google Drive thông qua việc lưu trữ và làm việc trực tiếp các tập tin trong thư mục này. Các dữ liệu sẽ luôn được backup tự động, bạn không phải lo sợ thất thoát dữ liệu nếu máy tính gặp sự cố. Việc làm ở một thư mục khác rồi định kỳ copy qua Google Drive chỉ để backup là không cần thiết và bạn sẽ phải mất thêm nhiều thao tác.
Để tải Google Drive cho các thiết bị di động có thể truy cập: iOS: https://itunes.apple.com/us/app/google-drive/id507874739?mt=8 Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs&hl=vi
