ối với hầu hết mọi người, từ kiểm traia kiểm soát thường mang ý nghĩa tiêu cực, kiềm chế, thúc e times, ịnh ranh giớdi, Theo epo Lòng với những hoạt ộng kiểm tra, kiểm soát bởi vì chung ảnh hưởng ến giá của của sự tự tự tự và thí vì lý do này, kiểm soát thường là tâm điểm của tranh tranh lus tuy nhiên, kiểm soát là cần thiết và hữu ích. kiểm soát hiệu quả là một trong số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của các công ty lớn. vậy, kiểm soát là gì, khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát.
1. kiểm soát là gì?
kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt ộng giám sát nhằm ảm bảo rằng các hoạt ộng đó ược thực hiện theo đ úngu Ļnhẻ cẻ và .
tất cả các nhà quản trị ều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù các bộ phận của họ có ược thi hành tốt như kế hoạch han han. các nhà quản trị không thể thật sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đã đánh giá những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó.
Theo Khoa học quản trị thì thường cor Hai tầng kiểm soát trong một doanh nghiệp là: kiểm soát của chủ sở hữu ối với ngườn qung công ty và kiểm soot phạm vi mì mì
một hệ thống kiểm soát hiệu quả pHải ảm bảo rằng các hoạt ộng ược hoàn thành theo đúng những pHương màc có ạt ượ ược như mục tiêu của tổc c. hệ thống kiểm soát hữu hiệu là một hệ thống mà ở đó mọi người đều phải làm việc hết mình và không ai dám làm bậy, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trên con đường hướng đến mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. mọi cơ chế và quy chế mà doanh nghiệp đưa ra và xây dựng đều hướng đến một hệ thống kiểm soát như vậy. mất mát tài sản chỉ là một chuyện rất nhỏ trong chuyện làm bậy đó thôi. lúc đó thiệt hại có thể còn cao gấp hàng trăm, hàng ngàn lần tài sản thất thoát do làm bậy.
kiểm soát tiếng anh có nghĩa là: control.
2. khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát:
* khái niệm
kiểm soát là qua trình xác ịnh thành quảt ược trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm hiện sự sư sự sự đhn đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đt đ đ đ đ đ đ đ đt. để đảm bảo tổ chức đạt được mục tieu.
* mục đích
– xác định rõ các mục tieu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định
– bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu
– xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra
– xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
– tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm
– hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu mẫu thích hợp
– Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
* nguyên tắc kiểm soát
Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:
– kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng đ sop
chẳng hạn, kiểm soát họat ộng bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chynh, kiểm soát công tác của phó giám ốc khckk kiểm soác của táctác.
– việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.
kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. vì vậy, việ kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù h.
– việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
những yếu tố có ý nghĩa ối với hoạt ộng cộng của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng ti không ạ; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.
– việc kiểm soát phải khách quan.
nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.
– việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức.
nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.
– việc kiểm soát phải tiết kiệm.
hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
– việc kiểm soát phải đưa đến các hành động.
việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
3. vai trò của kiểm soát:
kiểm soát nhằm làm Sáng tỏ những kết quảã thực hiện, căn cứ vào đó mà nhà quản trịc ịnh ược thứ tự ưu tiên ể từ đó tá tac ộng đnều ỉn.
dự đoán được chiều hướng hoạt động chính của từng bộ phận hay của toàn bộ hệ thống quản trị.
phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót, căn cứ vào đó mà xác ịnh trách nhiệm, quyền hạn, chức năng ể có sự đuều kth.
đáp ứng ược yêu cầu bao cao cụ thể và chính xác những with sốáng tin cậy lên những nhà quản trịp cao ể ối chiếu với mục tiêu kch ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề ề
là những căn cứ ể nhà quản trị ra quyết ịnh cần thiết, kịp thời và chynh xác nhằm giảm ến mức thấp nhất tổn thất ểt đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ đ
4. một số lưu ý trong hoạt động kiểm soát:
kiểm soát thị trường: là một cách tiếp cận về kiểm soát trong đó sử dụng cơ chế thị trường bên ngoài như cạnh tranh giá cƋả, th. phương thức này thường ược sửng bởi các tổc chức mà trong đó các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty rất rõ ràng và khác biệt và ở trong những điều kiện đó, các phân bộ của một công ty thường được chuyển thành những trung tâm lợi nhuận và được đánh giá bởi tỷ lệ phần trăm trong tổng lợi nhuận chung thu được mà mỗi phân bộ đó đóng góp.
kiểm soát hành chính: là pHương phap tiếp cận tập trung vào quyền hạn dựa trên các quy ịnh hành chính, luật lệ, thủ tc chín và cach kiểm sát nàt dự Công việc chi tiết, và các cơ chế hành chính khác như ngân quỹ ảm bảo rằng các nhân viên thể hiện cach cư xử đúg mực và ạt ược cac tiêu chuẩn hoạt ộNg.
kiểm soát nhÓm: điểu chỉnh hành vi của nhân viên bằng các giá trị chia sẻ, các chuẩn mực, truyền thống, lễ nghi, niềm tin và các cỡnhía khácẺ. hình thức này được sử dụng bởi các tổ chức trong đó các nhóm hay tổ đội được sử dụng và công nghệ thay đổng.chóp
hầu hết các tổ chức, công ty không chỉ dựa hoàn toàn vào một trong những cách kiểm soát trên khi thiết kế một hệ thống kiểm hợp. thay vì vậy, ngoài việc sử dụng các biện pháp kiểm soát thị trường, các tổ chức lựa chọn việc lựa chọn ểhóm soát hành kiứmển kiển chỻ. Điều then chốt là thiết kế một hệ thống để giúp cho các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quảu su và hi
kiểm soát là hoạt động hết sức quan trọng. việc hoạt động có thể được hoàn thành, cấu trúc tổ chức có thể tạo nên sự thuận tiện hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu, và nhân viên có thể được khuyến khích bởi các nhà lãnh đạo giỏi, nhưng vẫn không có sự đảm bảo nào các hoạt ộng sẽ ược thực hiện như kế hoạch và có thể ạt ược đúng như mục tiêu mà các nhà quản trị thoo tong đuổi đuổi. do đó, hoạt động kiểm soát rất quan trọng vì nó là sự kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị. Đó chính là cách duy nhất để các nhà quản trị có thể biết được mục đích của tổ chức đề ra có được thực khôn hay khôn. gía trị căn bản nhất của chức năng kiểm soát, tuy nhiên phụ thuộc vào các hoạt động hoạch định và ủy quyền. một nhà quản trị giỏi cần pHải Theo dõi ể ảm bảo rằng những gì người khác pHải làm sẽ ược làm trong thực tế, và ảm bảo rằng các mục tiêu đang thệc. Trê thực tế, hoạt ộng kiểm soát là một tiến trình Liên tục và các hoạt ộng kiểm soát cac hoạt ộng cung cấp một sự kết nối quan trọng với vệc hoạt ộng. nếu các nhà quản trị không kiểm soát, họ không thể biết ược các mục tiêu và các kế hoạch họ ề ề ra có ạt ược như mong muỿốn vàn tih khhp.
một lý do khác để nói việc kiểm soát là quan trọng là việc các nhà quản trị ủy thác quyền hạn và ủy quyền nhân viên. rất nhiều nhà quản trịn mễng giao quyền cho nhân v Viên của họ vì họ sợ rằng nhân viên của họ sẽ làm sai và người gánh trach nhiệm lại chính là họ. do đó, nhiều nhà quản trị cố tình làm việc một mình để tránh ủy quyền hoặc trao quyền. tuy nhiên, sự miễn cưỡng này có thể làm giảm bớt nếu các nhà quản trị xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả. một hệ thống kiểm soát như vậy có thể cung cấp thông tin và phản hồi về hoạt động của nhân viên. vì vậy, một hệ thống kiểm soát hiệu quả là quan trọng bởi vì các nhà quản trị cần phải ủy thác tronc nhiệm và ủy quyền cho nhâcán quịn rath. nhưng vì các nhà quản trị là người chịu trach nhiệm cuối c ”
kiểm soát là một hệ thống phản hồi. công việc kiểm soát quản trị về cơ bản là một hệ thống nối ngược thông tin để kiểm soát. vòng liên hệ ngược kiểm soát quản trị trình bày một cách toàn diện và hiện thực hơn qua trình kiểm soát cơ bản. Ể thực hiện sự điều chỉnh cần thiết họ pHải ưa ra một chương trình cho hoạt ộng điều chỉnh và thực hiện chương trình này nHằm đi ến kết quả mong mut m.
các quyết ịnh của nhà quản trị trong tiến trình kiểm soát: các tiêu chuẩn ược xây dựng dựa trên các mục tii u ược phát triển trongh quዡh trìch. các mục tiêu cung cấp cơ sở cho tiến trình kiểm soát, đó là một dòng liên tục giữa việc đo lường, so sánh và tiến hành các hoạng tr qu>p.
tùy theo kết quả so sánh, ccac quyết ịnh của một nhà quản trị về chuỗi hành ộng có thực hiện, có thể là không làm gì, điều hon ti chỺ.
