Kỹ năng viết email tiếng Anh là yếu tố không thể thiếu khi bạn làm việc trong môi trường đa quốc gia. Một email tiếng Anh đúng cấu trúc, đầy đủ nội dung sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn với đối tác, khách hàng. Cùng bỏ túi những cách viết email tiếng Anh chuẩn nhất mà ELSA Speak gợi ý dưới đây!
Cách viết email tiếng Anh theo cấu trúc đúng chuẩn
1. Greeting – Phần chào hỏi
Lời chào mở đầu là phần không thể thiếu trong mỗi email tiếng Anh. Một email chuẩn thường mở đầu bằng cấu trúc: Dear + Danh xưng người nhận.
Để đảm bảo tính trang trọng, bạn nên sử dụng các từ chỉ danh xưng như Mr. (Ông), Ms/Mrs (Bà) kèm với tên riêng của người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Hoang, Dear Ms. Tran.
Trong trường hợp không xác định được tên riêng, bạn có thể dùng “Dear Sir/Madam” (Kính gửi Ông/Bà). Tuy nhiên, bạn nên hạn chế sử dụng mẫu câu này khi viết email tiếng Anh để thể hiện sự tôn trọng với người nhận.
Nếu người nhận email là người nước ngoài, bạn hãy gửi lời chào bằng Last name (họ). Ví dụ, đối phương là nam, tên James Wilson, bạn có thể dùng Dear Mr.Wilson. Ngược lại, nếu người nhận email là người Việt Nam, bạn có thể chào hỏi bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ.
2. Opening comment – Phần hỏi thăm
Phần hỏi thăm nằm mục đích thể hiện thiện chí của người viết, đồng thời tạo thiện cảm để đối phương đón nhận những thông tin ở phần tiếp theo. Tùy thuộc vào đối tượng nhận email (là khách hàng, đồng nghiệp, đối tác,…) mà câu Opening comment sẽ khác nhau.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu sau:
Có thể bạn quan tâm:
- Trọn bộ từ vựng tiếng Anh kinh doanh
- Cách học tiếng Anh thương mại cho nhân viên văn phòng
3. Introduction – Giới thiệu lý do viết email
Ngay sau phần hỏi thăm, bạn nên đi thẳng vào lý do viết email, tránh lòng vòng. Điều này giúp người nhận hiểu được bao quát nội dung mà email muốn đề cập tới trước khi đi vào chi tiết.
Mẫu câu giới thiệu lý do viết email: I am writing this email to + lý do cụ thể
Ví dụ:
4. Main point – Nội dung chính
Đây là phần bạn sẽ trình bày chi tiết nội dung cần trao đổi. Lưu ý, trong quá trình viết email tiếng Anh, bạn nên sử dụng câu từ ngắn gọn, rõ ý. Để câu văn được trôi chảy hơn, các bạn có thể sử dụng các cụm từ nối như:
5. Concluding sentence – Kết thúc email
Ở phần kết thúc email tiếng Anh, bạn nên đưa ra những câu nhằm thúc đẩy sự hành động của người nhận, hoặc đơn giản là thể hiện thiện chí của mình.
Mẫu câu kết thúc email tiếng Anh thông dụng:
6. Signing off – Ký tên
Khi viết email tiếng Anh, để kết thư một cách trang trọng bạn có thể sử dụng những cụm từ sau (đều mang nghĩa “trận trọng”):
- Yours sincerely
- Best regards
- Respectfully
- Yours truly
Trong trường hợp viết thư thân mật, bạn có thể ký tên bằng những cụm từ như:
- Love/Regards (Thân ái)
- Thanks again (Cảm ơn một lần nữa)
- Take care (Bảo trọng)
Từ viết tắt thông dụng khi viết email tiếng Anh
Mẫu câu thông dụng khi viết email tiếng Anh
Mẫu câu chào hỏi thông dụng
Mẫu câu giới thiệu lý do viết email thường dùng:
Mẫu câu khi muốn đưa ra lời yêu cầu
Mẫu câu đưa ra lời đề nghị giúp đỡ
Mẫu câu khi thông báo tin tốt
Mẫu câu khi thông báo tin xấu
Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn
Có thể bạn quan tâm:
- Giáo trình tiếng Anh cho người đi làm
- Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm
Mẫu câu tiếng Anh thương mại khi viết email trao đổi công việc
Mẫu câu thường sử dụng khi viết email tiếng Anh đặt hàng
Mẫu câu khi muốn hỏi về giá
Mẫu câu khi muốn giữ liên lạc cho những lần trao đổi tiếp theo
Có thể bạn quan tâm:
- 12 trung tâm tiếng Anh cho người đi làm
- Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm
Bài mẫu viết email tiếng Anh chuyên nghiệp
Mẫu email tiếng Anh phản hồi kết quả tuyển dụng
Dear Mr.A,
Thank you very much for meeting with us to talk about the open marketing position. It was a pleasure to get to know you. We have finished conducting our interview.
On behalf of A Company, I am pleased to inform you that you are the best candidate for this position.
If you decide to accept this offer, please reply to this email before November 19th.
We are looking forward to your response.
Sincerely,
A Company’s HR Room.
Dịch nghĩa
Kính gửi ông A,
Cám ơn bạn vì đã gặp chúng tôi để trao đổi về vị trí tuyển dụng marketing. Rất hân hạnh được biết đến bạn. Chúng tôi đã hoàn tất quá trình phỏng vấn của mình.
Thay mặt công ty A, tôi rất vui mừng thông báo rằng bạn là ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí này.
Nếu bạn chấp nhận đề nghị công việc trên, hãy phản hồi lại email này trước ngày 19 tháng 10.
Chúng tôi rất mong nhận được hồi âm của bạn.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự công ty A.
Mẫu email tiếng Anh mời dự họp
Dear Mrs. Hoa,
I hope you had a wonderful Christmas Holiday.
I am writing to invite you to the monthly company meeting. The main purpose of the meeting is to discuss the change in marketing department personnel.
The meeting will be at 8 a.m. on October 19.
I hope you will join on time.
Best regards,
A
Dịch nghĩa
Kính gửi bà Hoa,
Tôi hy vọng bà đã có một kỳ nghỉ Giáng Sinh tuyệt vời.
Tôi viết thư để mời bà tham dự cuộc họp hàng tháng của công ty. Mục đích của cuộc họp lần này là bàn về việc thay đổi nhân sự phòng marketing.
Cuộc họp sẽ diễn ra vào lúc 8h sáng ngày 19 tháng 10.
Hy vọng bà sẽ tham gia đúng thời gian.
Trân trọng,
A
Mẫu email tiếng Anh xin lỗi
Dear Mr. A
We are writing to apologize for your bad experience with our restaurant.
Today, due to our staff’s fault, your order is delayed and confused. We want to give our deepest apologies for this incident. We will try to make sure it does not happen in the future.
Our restaurant will be pleased to serve you a free meal anytime you return to the restaurant. I hope you will have a better experience with us.
Once again, we are sorry for the trouble today.
Best regards,
B
Dịch nghĩa
Kính gửi ông A,
Chúng tôi viết thư này để xin lỗi về những trải nghiệm không tốt của ông tại nhà hàng của chúng tôi.
Hôm nay, vì sự thiếu sót của nhân viên, đơn đặt món của ông đã bị chậm trễ và nhầm lẫn. Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi sâu sắc về sự cố này. Chúng tôi sẽ cố gắng để việc này không tái diễn ở tương lai.
Chúng tôi rất sẵn lòng phục vụ ông một bữa ăn miễn phí vào bất cứ lúc nào ông quay lại nhà hàng. Hy vọng ông sẽ có trải nghiệm tốt hơn với chúng tôi.
Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi vì những phiền phức trong ngày hôm nay.
Trân trọng,
B
Mẫu email tiếng Anh phàn nàn
Dear Manager of Store A,
I am writing to express my disappointment with your store’s service.
I ordered a t-shirt from your store last month. I received it 1 week later than the delivery time on the invoice. In addition, I chose a red shirt but received a black one. I am really disappointed with this order.
I hope you will return my shirt as soon as possible.
sincerely,
B
Dịch nghĩa
Gửi quản lý cửa hàng A,
Tôi viết thư để bày tỏ sự thất vọng về dịch vụ ở cửa hàng các bạn.
Tôi đã đặt 1 chiếc áo ở cửa hàng bạn vào tháng trước. Tôi đã nhận nó muộn hơn 1 tuần so với thời gian giao hàng in trên hóa đơn. Thêm vào đó, tôi đã chọn chiếc áo màu đỏ nhưng lại được được một chiếc áo màu đen. Tôi thực sự rất thất vọng về lần đặt hàng này.
Tôi hy vọng bạn sẽ đổi hàng cho tôi sớm nhất có thể.
Trân trọng,
B
Lưu ý cần nắm khi viết email tiếng Anh
Trong quá trình luyện tập viết email tiếng Anh, bạn nên lưu ý một số điểm như sau:
- Giữ nội dung thư ngắn gọn, tránh lan man, dài dòng.
- Sử dụng câu đúng cấu trúc, ngữ pháp.
- Trong trường hợp viết email tiếng Anh trang trọng, cần tránh viết tắt.
- Dành thời gian đọc và chỉnh sửa email trước khi gửi đi.
Hy vọng rằng những chia sẻ hữu ích của ELSA Speak đã giúp bạn viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, đúng chuẩn hơn. Ngoài việc luyện tập những mẫu câu hướng dẫn trên, bạn hãy trau dồi thêm vốn từ vựng tiếng Anh cùng ELSA Speak để ứng dụng viết email hay hơn nhé.
Hiện nay, ELSA Speak đã phát triển hơn 5.000 bài học, 25.000 bài luyện tập ở 290+ chủ đề quen thuộc trong công việc và cuộc sống. Hệ thống bài học được thiết kế từ cấp độ cơ bản đến nâng cao, bạn sẽ được học từ vựng, cụm từ và hội thoại tiếng Anh thông qua video clip trực quan.
Đặc biệt, nếu thường xuyên phải viết email tiếng Anh trong công việc, ELSA Speak chính là trợ thủ đắc lực mà bạn không thể thiếu. Bạn sẽ được ôn luyện các mẫu câu thông dụng khi thuyết phục khách hàng, đàm phán với đối tác và 50+ chủ đề giao tiếp trong kinh doanh khác.
Thông qua đó, bạn có thể dễ dàng ứng dụng trong các tình huống cần viết email cũng như nói tiếng Anh lưu loát hơn tại chốn công sở. Nhờ vậy, công việc của bạn cũng diễn ra suôn sẻ hơn, nâng cao cơ hội nghề nghiệp tại các tập đoàn đa quốc gia.
Điểm nổi bật của ELSA Speak là công nghệ A.I. nhận diện giọng nói độc quyền. Hệ thống sẽ ghi âm giọng đọc của bạn, sau đó đối chiếu với dữ liệu phát âm của người bản ngữ. Bạn sẽ được chỉ ra lỗi sai phát âm trong từng âm tiết, đồng thời hướng dẫn cách nhấn âm, nhả hơi, đặt lưỡi đúng nhất.
Chỉ cần 10 phút luyện tập cùng ELSA Speak, bạn đã có thể cải thiện trình độ tiếng Anh đến 40%. Hiện nay, app đã đồng hành cùng 40+ triệu người dùng trên thế giới, 10 triệu người dùng tại Việt Nam trên con đường chinh phục ngoại ngữ.
Nhanh tay đăng ký ELSA Pro để nâng cấp tiếng Anh – Thăng tiến sự nghiệp ngay hôm nay!
