chúng ta không ít lần bắt gặp những sự kiện quy mô lớn nhỏ khác nhau. … thế nhưng, ta lại ít khi để ý đến những người đảm nhiệm công việc tổ chức sự kiện đứng sau cánh gà. họ là những chuyên viên tổ chức sự kiện – người gop sức to lớn vào sự thành công của những buổi sự kiện ấy.
là người trẻ yêu thích tổ chức, điều phối, quản lý mọi khâu cho các event lớn nhỏ, công việc chuyên víên tổ chức sự kiện chính là một ịnhng hướng nghền nghiệp. cùng glints tìm hiểu tất tần tật về ngành tổ chức sự kiện nói chung và nghề chuyên viên tổ chức sự kiện nói riê!ng
ngành tổ chức sự kiện là gì? nhu cầu tuyển dụng trong ngành?
tổ chức sự kiện là ngành nghề liên quan đến việc giám sát tất cả các khâu trước, trong và sau của một sự kiện. Để dễ hình dung hơn, hãy lấy ví dụ về ban sự kiện chịu trách nhiệm một buổi tiệc tân niên của công ty.
trước khi buổi tiệc diễn ra, các nhân viên, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ cùng nhau hoạch định: lên ý tưủởng (chủủ Ļngủ; chởng); chuẩn bị tất cả những vật dụng cần thiết cho buổi tiệc ấy; lên khung sườn thời gian mà các hoạt ộng nhỏ trong buổi tiệc ấy sẽ diễn ra (ví dụ như pHần phát biểu của ội ngũ quản lý, phần trò chơi kết nối mọi người, phần tiệc
khi diễn ra buổi tiệc, vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện cũng vô cùng quan trọng. họ sẽ phải điều phối, quản lý tất cả mọi thứ để đảm bảo rằng từng hoạt động diễn ra trong khuôn khạếch. sau cùng, họ cũng là người kiểm kê, đảm bảo tránh các tổn thất cho sự kiện; đồng thời đảm nhiệm về mặt tài chính; mối quan hệ với nhà cung cấp;…
tại việt nam, nhu cầu tuyển dụng của ngành tổ chức sự kiện thường tập trung phổ biến vào các loại hình sự kiện tiêu biểu như cưới hỏi, tic mừng, hộtnh, thìng, thìng, th. show âm nhạc, thời trang, v.v… nếu bạn có bằng cấp liên quan đến dịch vụ, nhà hàng, khách sạn,… thì sẽ rất dễ ứng tuyịt vàp
làm tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những công việc gì?
công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện không bó buộc trong vài gạch ầu dòng, bởi sẽ có rất nhiều công-việc-khhhhhng-tênn phát v sinh but.
song, một số công việc tiêu biểu mà một người làm sự kiện thường phải đảm nhiệm có thể kể đến như:
1. xây dựng kết nối với các chuyên viên điều phối sự kiện
một người không thể nào gay dựng nên một buổi sự kiện thành công mà không hợp tác cùng một đội ngũ hỗ trợ nào.
vậy nên, việc xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều pHối, lập kế ho hoạch, thực thi ở từng khâu khác nhau là điều bắt buộc
2. tiếp nhận và lên kế hoạch theo yêu cầu
khi các sếp there are khách hàng yêu cầu một buổi sự kiện, nhiệm vụa của người làm sự kiện chynh là ềề xuất kế hoạ tổc sự kiện dựa trên ýng sơ khai ban.
ở Bước Này, Một Chuyên Viên tổ chức sự kiện giỏi sẽ pHải có sự sáng tạo và kỹ nĂng lập kết tốt ểt thuy ết phục sếp/khách hàng về phương.
3. thuyết trình trình bày kế hoạch
và ể sếp/khách hàng tin tưởng rằng bạn sẽ quản lý sự kiện mà họ muốn tổc một cach thành công, bạn phải thuyết trình kếch sự kiện cho họt. Điều này bao gồm ý tưởng, chủ ề, bảng thống kê dự kiến về số lượt người tham gia sự kiện, mức ộộ tương tác của khán giả trong từng hoạt ộng, bảng dự, tán, …
sau khi bản kế hoạch ược sửa ổi và thống nhất, lúc này đây, việc triển khai tổ chức sự kiện cũng bắt ầu đi đi vàoẻ giai.
Đọc them: cách thuyết trình tự tin, hiệu quả
4. cố vấn nhân viên thực thi sự kiện
sau khi ược duyệt kế hoạch sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người điều phối các chuyên viên thực thi sựch mệu hi kiệu. Ơn cử như sẽ quản lý các ội ngữ dựng sân khấu, âm thanh – ang sáng, người sắp xếp vị trí ghế ngồi, người ảm nhiệm tiệc Ăn – uống cho cc khách mời, …
5. kiểm tra, theo dõi và giám sat (kể từ khi sự kiện bắt đầu đến kết thúc)
không chỉ dừng ở việc lên kế hoạch và cố vấn, bạn phải là người theo sát từng khâu khi sự kiện diễn ra ể ảm bảo rachễdi thang the mễdi. một ban tổ chức sự kiện có tâm, có tầm cũng sẽ biết cách linh hoạt và nhạy bén trước những tình huống phát sinh.
6. lập bao cáo kết quả
sau khi sự kiện kết thúc thì vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện vẫn còn đó. họ phải lập các bảng báo cáo về kết quả của sự kiện.
bước này đòi hỏi những with số thực tiễn: số lượng người tham gia, lượt tương tác của khách mời, bảng chi phí tổng kt,… đuỽs g. ban tổ chức và khá ốh ốh ốh, ố ố ố ố ố ố ố. mức độ thành công của sự kiện được tổ chức vừa qua.
7. tạo hồ sơ năng lực từ những sự kiện trước
giỏi ến mấy, nhưng nếu bạn không thể hi ược nĂng lực của bản thân qua những kinh nghiệm tổ chức sự kiện quá khứ thì cũng sẽ khó lònòng. chính vì thế, việc tạo hồ sơ năng lực là điều rất cần thiết.
công việc này đòi hỏi bạn pHải chia sẻ những hình ảnh, video, những with sốn ấn tượng,… co khả nĂng chứng minh năc lực tổc sự kiện của bạn với kh.
những kỹ năng mà nhân viên tổ chức sự kiện nào cũng cần trang bị
1. tư duy sáng tạo
chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người lên danh sách các việc cần làm. hơn thế, họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình ấy. Ví dụ một chương trình nếu fo ý tưởng chủ ề ề thú vị sẽ khiến người tham gia muốn tương tac nhiều hơn, từ đó tăng títh trải nghiệm của họ lên rất nhiều.
Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo những yêu cầu bị bó buộc quá mức từ phía khách hàng. bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, bởi quy mô, tính chất, mục tieu,… của những sự kiện ấy sẽ khác nhau. chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn khác biệt, ấn tượng mạnh mẽ hơn so với những sự kiện khác.
2. kỹ năng nghiên cứu
chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối giỏi, mà còn phải là người có kỹ năng nghiên cứtu t.
nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của with người khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống;… rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài long.
3. khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch
Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Ể tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họn pHải có kỹ nĂng lên kịch bản, ường dây sự kiện chậc thậc ể thực hiện công việc này, nhân vân v ár v ár một trí tưởng tượng và sáng tặc
bên cạnh đó, chuyên viên tổ chức sự kiện phải biết cách viết một bản proposal (kế hoạch chi tiết của sự kiện) một cách hoàn ch. một bản proposal hay và thu hút ngoài yếu tố sáng tạo cần phải có tính thuyết phục và khả thi cao. bởi suy cho cùng, sự kiện phải thỏa được mục tiêu đề ra ban đầu.
4. xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp
khi tổ chức sự kiện bất kỳ, ban tổ chức sự kiện cần giao tiếp, trao đổi thông tin và thương lượng với rất ấthungu cềck. MỗI NHà Cung Cấp Sẽ CO NHữNG CHYNH SACH KHAC NHAU, Nên TRướC KHI ưA RA QUYếT ịNH Nào VớI Họ, CHUYêN VIêN Tổ CHứC Sự KIệN CầN CO NHữNG YêU CầT Sự Sự Sự Sự Sự Sự.
việc xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu nhân viên làm tổ chức sự kiện phải có sự linh hoạt – vừa pHải cứng rắn ể ảm bảo đúg tiến ộng việc, vừa phải mỏm m m m m m m m m m
5. kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
nếu tự cảm thấy bản thân là người giỏi thương lượng mặc cả, xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một kỹ nĂng quan trọng của một chuye viên tổ chức sực sự Kiện ấn ấ
ở khâu này, bạn sẽ phải thương lượng hợp ồng, các điều khoản quyền lợi tài trợ, ịa điểm,… sau khi đàm phan về mứcân sapa khâu trong sự kiện kiện kiện không nảy without p>
6. khả năng giám sát và quản lý with người
không chỉ làm việc với các bản proposal, hợp ồng, nhà cung cấp, … mà chuyên viên tổ chức sự kiện cầnc phụ trách khác nhau.
vi dụ như lễ tân sẽ về pHần tiếp đón khách mời, there are như hậu cần sẽ giữ những mono vật dụng cần thiết, … lý những ội ngũ nhỏ, từ đó ảo diễn ra suôn sẻ.
7. giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi
người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế để mọi việc diện ho kát v. khi một vấn ề ề phat Sinh, bạn sẽ cần phải ặt ra những câu hỏi nhanh chong ể xác ịnh đtu mới thật sự là vấn ề ềng ờn ện ến ến ịn ịn ịn ịn ịn ịn ịn ịn ịn ịn ịn
bên cạnh cái đầu lạnh, một trái tim nóng cũng vô cùng cần thiết. nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng xác định mọi thứ đang không đi theo đúng kế hoạch. chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn chế những quyết định nóng vội.
8. kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro
một sự kiện diễn ra chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Đừng để nước đến chân mới bắt đầu nhảy. thay vào đó, một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm tàng. từ đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.
càng nhiều rủi ro được phát hiện thì càng ít vấn đề phát sinh diễn ra trong buổi sự kiện. những kế hoạch dự trù rủi ro sẽ không rập khuôn mà tùy vào từng ngữ cảnh, tính chất, vấn đề khác nhau.
ai sẽ phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?
với những gói công việc cũng như những kỹ nĂng cần thiết của một chuyên viên tổ chức sự kiện như trên, vậy ai sẽt sự sự sự sự pHù hớp với công việc này?
có thể nói, người làm nghề tổ chức sự kiện không cần nhiều bằng cấp cao, đào tạo đúng chuyên ngành. tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:
- năng động, sáng tạo.
- có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
- sức khỏe ổn định.
- người thích giao tiếp, làm việc với with người.
- cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
- là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.
- vừa mới vào ngành tổ chức sự kiện, chưa có kinh nghiệm: mức lương cơ bản khoảng tầm 4 – 6 triệu
- nhân viên tổ chức sự kiện với 1-2 năm kinh nghiệm: mức lương cơ bản dao động 8 – 10 triệu; hoặc có khi sẽ lên đến 20 triệu đồng.
- vai trò quản lý/trưởng phòng tổ chức sự kiện sau 5 năm: mức lương cơ bản 30 – 40 triệu đồng tùy năng lực.
mức lương cơ bản của ngành tổ chức sự kiện
sẽ rất khó để đưa ra một mức lương cụ thể đối với chuyên viên tổ chức sự kiện. tùy thuộc vào vị trí đảm nhiệm, kinh nghiệm cũng như quy mô sự kiện mà các mức lương sẽ khác nhau.
tuy nhiên, bạn có thể tham khảo tổng hợp một số mức lương cơ bản sau đây để hình dung rõ hơn cho từng bước tiến m>c
có thể nói, nghề chuyên viên tổ chức sự kiện không khó, nhưng cũng không mấy dễ dàng! Điều quan trọng là bạn cần trau dồi những kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và những tố chất liên quan ểể có thể ảm nhiệm tệt vic. nếu bạn thật sự yêu thích, đó sẽ là những thử thách xứng đáng để bạn có được vị trí ấy.
cùng khám phá nhiều cơ hội việc làm hay ho về ngành tổ chức sự kiện tại shine nhé!
tác giả
